THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (763.49 KB, 29 trang )

Mục lục

Page | 1

LỜI MỞ ĐẦU
“ Thời gian là vàng “ – câu nói luôn đúng với mọi thời đại, thậm chí thời gian
còn quý hơn vàng rất nhiều. Con người nói về thời gian theo nhiều cách khác nhau.
Chúng ta phí phạm thời gian cũng như chúng ta tiêu phí sản phẩm hàng hóa vậy. Thời
gian mỗi khi mất đi không bao giờ lấy lại được. Mọi người trong chúng ta đều có
khoảng thời gian giống nhau nhưng không phải ai cũng biết cách tận dụng nó. Đặc
biệt đối với sinh viên thì việc sử dụng thời gian chưa hiệu quả. Vậy việc sử dụng thời
gian như thế nào là phù hợp với sinh viên để thật sự tiết kiệm và đem lại hiệu quả?

Page | 2

A. LÝ THUYẾT
1. Một số khái niệm
1.1 Khái niệm quản trị thời gian
Quản trị thời gian là quá trình hoạch định và thực hành kiểm soát một cách có
ý thức thời gian dùng trong một hoạt động cụ thể để tăng hiệu suất hoặc năng suất
công việc.
1.2 Khái niệm quản trị thời gian hiệu quả
Quản trị thời gian hiệu quả là việc sắp xếp công việc với quỹ thời gian có hạn,
vượt qua những rào cản gây lãng phí thời gian để thực hiện công việc sao cho năng
suất công việc lớn nhất, đúng tiến độ, kế hoạch, mục tiêu đã đặt ra trước đó.
2. Những nhân tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian không hiệu quả
2.1 Biểu hiện
2.1.1 Sự trì hoãn công việc
Trì hoãn công việc là ” kẻ đánh cắp thời gian”. Khả năng vượt qua sự trì hoãn

và hoàn thành công việc đúng tiến độ có thể quyết định đến sự thành bại trong sự
nghiệp của mỗi người. Tuy nhiên có một thực tế là tất cả mọi người đều trì hoãn. Ai
cũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Người có hiệu suất cao trì hoãn
làm những nhiệm vụ hoạt động giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấp
trì hoãn công việc làm những việc có giá trị lớn đối với công ty và sự nghiệp của bản
thân. Mọi người luôn có xu hướng trì hoãn những nhiệm vụ lớn thường cũng là những
nhiệm vụ có giá trị cao nhất.
2.1.2 Sự quá tải công việc
” Quá tải ” có nghĩa là vượt khỏi giới hạn cho phép và quá tải công việc là
biểu hiện của hiện tượng công việc quá nhiều khiến cho bản thân căng thẳng ( stress ),
áp lực, thậm chí bế tắc. Hệ quả của trạng thái căng thẳng tất yếu là giảm hiệu suất
công việc, kiệt sức về tinh thần, giảm sức khỏe,… Những biểu hiện cụ thể của quá tải
công việc đó là: Ngờ vực thái quá, muốn bỏ đi thật xa, mất tập trung, cơ thể mệt mỏi,
cảm thấy bất mãn, nghi ngờ chính mình, cảm thấy đau đầu liên tục,… những hiện
tượng đó khiến cho thời gian cứ trôi còn công việc thì đình trệ không chỉ trước mắt mà
còn lâu dài. Vì vậy quá tải công việc cũng là thủ phạm ” lấy đi thời gian ” không chờ
đợi.

Page | 3

2.1.3 Sự gián đoạn công việc
Sự gián đoạn trong công việc mỗi ngày cũng là rào cản trong việc sử lý thời
gian của mỗi người, gián đoạn công việc khiến cho công việc bị ngắt quãng, vỡ vụn,
làm phân tán công việc,… có thể ảnh hưởng rất lớn đến thành công của mỗi người nếu
không nhận ra và biết cách quản lý chúng. Chúng có thể là một cuộc điện thoại, một
email, một đoạn đối thoại ngoài hành lang hoặc một sự xen ngang của đồng nghiệp
hoặc là bất cứ thứ gì mà không mong muốn nhưng chúng lại làm bản thân không tập
trung vào công việc đang làm. Sự gián đoạn dù nhỏ nhất cũng cướp mất của mọi
người một khoảng thời gian quý giá mà lẽ ra mọi người phải sử dụng chúng để đạt

được những kết quả mong muốn. Đôi khi chúng còn làm chúng ta mất tập trung.
2.2 Nguyên nhân dẫn đến sự quản lý thời gian chưa hiệu quả
2.2.1 Nguyên nhân khách quan
–

–

Yếu tố sức khỏe ảnh hưởng khá nhiều đến việc trì hoãn công việc gây mất rất
nhiều thời gian, sức khỏe kém sẽ làm cho chúng ta lười làm việc, cảm giác mệt
mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng ta không tập chung vào công việc dẫn đến
chậm kế hoạch. Làm việc mà sức khỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó
đến bất ngờ do nhịp sống hối hả, stress, thời tiết… Do đó nếu rơi vào tình trạng
sức khỏe không tốt thì nên linh hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe
đồng thời vẫn đạt hiệu quả công việc hoàn thành kế hoạch.
Các cuộc gặp gỡ không cần thiết, không mời
+ Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiết trong cuộc sống thường
ngày, nhưng không phải vì vậy mà ta nhận lời của tất cả mọi người hay bất cứ
ai. Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết, hoặc người khách đó làm ảnh
hưởng đên công việc của mình thì đó lại là vấn đề. Không ai không có bận bè
và những cuộc vui nhưng nếu không biết dừng lại chúng ta không chỉ tốn thời
gian, tiền bạc, sức khỏe nhưng lại không cải thiện được gì. Chúng ta cố thể gặp
gỡ những cuộc vui chơi khi rảnh rỗi và cóc thể làm việc hiệu quả hơn, có thể
thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp thời gian hợp lý.
+ Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn thời gian: Đôi khi một
người bạn cũ, người thân hay một ai đó bất ngờ ghé thăm, việc đón tiếp họ là
việc không thể thiếu. Nhưng chúng ta phải biết phân bổ thời gian và hoàn cảnh
mà có cách giải quyết tốt nhất, làm sao cho người khách ra về trong sự niềm
nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần công việc của chúng ta vẫn hoàn thành
theo đúng kế hoạch

2.2.2 Nguyên nhân chủ quan
–

Không có mục tiêu và thứ tự ưu tiên, không lập kế hoạch làm việc:

Page | 4

+ Không xác định được mục tiêu đúng đắn, rõ ràng những công việc mình làm là một
trong những nguyên nhân mà nhiều người mắc phải. Chúng ta thường mang suy nghĩ
làm tới đó nên thường không có mục tiêu nhất định để lập kế hoạch cho bản thân, bỏ
sót những công việc quan trọng là vân đề thường thấy do không phải ai cũng có trí
nhớ tốt, sự loay hoay trong khi làm việc hay làm việc mà không biết tiếp theo phải
làm gì làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng tới kết quả của những công việc khác.
Tuy nhiên, công việc lên kế hoạch không phải lúc nào cũng cúng nhắc mà đôi khi ta
phải biết điều chỉnh linh hoạt cho phù hợp với những tình huống bất ngờ tới, phù hợp
với tình trạng công việc, không nên mượn lý do biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạp
làm hỏng kế hoạch
+ Rất đơn giản để đưa ra những công việc cần làm, nhưng điều quan trọng hơn là phải
biết sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên. Khi không có thứ tự công việc trước sau
chúng ta thường làm việc theo cảm hứng dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh
hưởng tói các kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự.
–

–

Điện thoại, internet: Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạn
bè, người thân nếu chỉ nói trong ít phút thì không sao, nhưng tình trạng “nấu
cháo” thì rất đáng lo ngại. Nó lấy đi của chúng ta từ mười mấy phút đến vài giờ
đồng hồ thu về những thứ phần lơn là những thứ vô bổ còn công việc bị gián

đoạn. Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng ngày càng
nhiều chức năng hơn, nhiều những ứng dụng, trò chơi, tiện ích… rất nhiều
người hiện nay lúc nào cũng cầm điện thoại trên tay nhắn tin, tán chuyện, lướt
web… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại mà không nghĩ rằng mình
đang bỏ công việc ở phía sau. Internet cũng là một yếu tố làm cho chúng ta mất
tập chung trong công việc. Nó sẽ mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta biết sử
dụng nó hợp lý. Đôi khi chúng ta vào máy tính làm việc, chúng ta lại đồng thời
xem tin tức, lướt web, bóng đá, mạng xã hội… những thứ đó cuốn ta đi làm ta
quên mất việc mở máy để làm việc, chúng ta cứ nghĩ chỉ xem qua đôi chút rồi
quay lại làm việc nhưng rất nhiều người không làm được điều đó. Đặc biệt
trong giới trẻ, học sinh, sinh viên… internet rất có sức ảnh hưởng làm cho
nhiều người bị lãng phí thời gian tại đây.
Góc học tập, làm việc, sinh hoạt gọn gàng: Những vật làm bừa bộn văn phòng,
góc học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn phòng không thể chấp nhận hay biện
minh cho tình trạng bừa bộn. Có quá nhiều tập chí chuyên ngành thường được
cất giữ nhưng ít khi được đọc tới nhưng ngăn kéo hay tủ đựng lại chứa một
lượng lớn những thứ không cần thiết. Sễ thật sự mệt mỏi và uể oải khi phải
ngồi vào giữa khối bề bộn, những thứ linh tinh chất trên bàn làm việc mà ta
không cần tới chúng. Khi đó ta sẽ chẳng có tam trạng làm việc nữa. Nơi làm
việc, học tập gọn gàng giữ vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến tinh

Page | 5

–

thần làm việc của bản thân. Và sẽ bị đồng nghiệp, bạn bè, sếp… đánh giá
không tốt và không có cảm tình
Tính trì hoãn khi làm việc: Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây
mất thời gian nhất. Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ

động, thiếu quyết đoán và từ đó trở thành một yếu tố cốt lõi giết chết thời gian
mà chúng ta có được. Hiểu theo một cách khác là sự trì hoãn làm kéo dài thời
gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả nang phản xạ nhanh nhạy
trong mọi việc, khiên năng suất công việc giảm. Chúng ta cứ hẹn giờ qua giờ,
ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất công việc, chúng ta sẽ choáng
ngợp trước sự quá tải công việc, rồi phải loại bỏ bớt những công việc lặt nhặt
nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong
cùng một lúc đẫn đến hiệu quả không cao, kết quả không được như mong đợi.
Trì hoãn gây ra nhiều thói quen xấu khác như: Sự lề mề, không hành động
ngay, sự thụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình
đang lãng phí quá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên nhân để ngụy
biện cho sự trì hoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi khả năng vốn có,
mất đi những cơ hội quý báu chỉ đến trong nháy mắt.

2.3 Biện pháp khắc phục sự lãng phí thời gian
2.3.1 Vượt qua sự trì hoãn
a. Nhóm giải pháp 1 đối mặt với những nhiệm vụ khó chịu/ không hứng thú
–

Giao nhiệm vụ cho người khác nếu có thể
Tạo cho tinh thần cảm giác nhẹ nhõm sau khi thực hiện
Lập kế hoạch cho những nhiệm vụ khó một cách dứt khoát, rèn luyện ý thức về
sự cấp bách
b. Nhóm giải pháp 2: Vượt qua nỗi sợ hãi và ngại va chạm

–

Trực tiếp đối đầu với nó bằng cách tập trung tâm trí

+ Luyện tập xử lý từng việc

+ Tránh đa nhiệm
+ Quyết tâm phải tập trung thực hiện
–

Đánh bại chủ nghĩa cầu toàn

c. Nhóm giải pháp 3: Bắt đầu ngay công việc
–

Bắt đầu ngay công việc ở một thời điểm bất kỳ
Chia nhỏ công việc thành nhiều phần

Page | 6

2.3.2 Giải quyết sự quá tải công việc
a. Nhận biết các nhiệm vụ và trách nhiệm chính của bản thân
Biết nói “không” với những công việc không phù hợp
–

Một là, nêu rõ nguyên nhân.
Hai là, từ chối một cách khéo léo.
Ba là, đề xuất / kiến nghị phương án thay thế.

b. Xác định mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên
Cần phải:
–

Thiết lập các mục tiêu rõ rang
nguyên lý Parato 80/20: những công việc chiếm tới 80% về thời gian nhưng chỉ

đem lại 20% về giá trị và ngược lại;
Quy luật số ba: chỉ có ba nhiệm vụ trong danh sách các nhiệm vụ chiếm đến
90% giá trị công việc
Xác định các nhiệm vụ chính của bản thân một cách rõ rang
Đặt ra áp lực cho bản thân
Hoàn thành được nhiều việc quan trọng hơn
Giữ đúng hướng, thực hiện và tuân thủ các mục tiêu và kế hoạch đặt ra
Tạo cho bản thân lối sống có nguyên tắc
Xây dựng các thói quen tốt trong công việc
Ủy quyền cho người khác

2.3.3. Kiểm soát sự gián đoạn trong công việc cần phải
•

•

•
•
•

Nhận diện những người, hiện tượng gây ra sự gián đoạn để biết được sự gián
đoạn nào là cần thiết, sự gián đoạn nào là không cần thiết và phân tích mức độ
quan trọng của sự gián đoạn
Đặt ra những khoản thời gian thích hợp để không bị gián đoạn để dạt hiệu quả
cao nhất và để không bị lẫn lộn giữa công việc hành chính và công việc mang
tính sáng tạo
Cuộc họp diễn ra hiệu quả
trước khi diễn ra cuộc họp
trong khi diễn ra cuộc họp
sau khi diễn ra cuộc họp

Rèn luyện thói quen làm email hiệu quả:
Giải quyết email vào 1 thời gian cố định trong ngày
Nên dùng và duy trì 1 địa chỉ email cho những thư từ cá nhân để trách nhầm
lẫn với công việc
Quản lý điện thoại và cuộc gọi

Page | 7

Tùy thuộc vào từng trường hợp, hoàn cảnh bạn có thể nghe điện thoại luôn hay
không. Nếu đang trong thời gian làm việc thì nên:
•

Sàng lọc các cuộc điện thoại theo mức độ khẩn cấp cấn phản hồi
Để điện thoại ở chế độ rung và chế độ hộp thư thoại
Đi thẳng vào vấn đề khi nghe điện thoại, tránh gọi nhiều lần
Lịch sự và chuyên nghiệp
Tiết kiệm thời gian tiếp khách:

Quy định giờ tiếp khách; kiểm soát thời gian tiếp khách; phân loại và chọn
cách thức tiếp khách
•

Sắp xếp nơi làm việc ngăn nắp: Tiết kiệm thời gian khi tìm tài liệu, di chuyển
khi làm việc

3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu quả tới cuộc sống và công
việc
Quản lý thời gian là quan trọng đối với cuộc sống và sự nghiệp thành công của
mỗi cá nhân. Nó dạy cho bạn làm thế nào để sắp xếp thời gian và tận dụng tối đa thời

gian một cách hiệu quả. Đôi khi chúng ta cảm thấy rằng có lẽ một ngày 24 giờ là
không đủ để hoàn thành mọi việc. Đó là do chúng ta không quản lý tốt thời gian của
bản thân mình. Việc không quản lý tốt thời gian của bản thân có ảnh hưởng rất nhiều
đến đời sống và công việc của bản thân. Đối với đời sống, không quản lý tốt thời gian
của mình điều đó đồng nghĩa với việc chúng ta sống thiếu trách nhiệm với bản thân.
Khi tự bản thân ta đã đặt ra mục tiêu cho mình, trong thời gian hữu hạn, nhưng không
lên kế hoạch cụ thể mà lại thực hiện những việc ấy theo cảm tính thì ta dễ dàng bỏ sót
việc cần phải làm, không phân bố công việc hợp lý, làm cho mọi việc bị trì trệ, như
vậy mục tiêu của ta không thể hoàn thành theo dự định được
Cuộc sống
Cuộc sống dạy cho chúng ta sử dụng Thời gian có ích
Còn Thời gian dạy cho chúng ta giá trị của Cuộc sống
Thời gian là một nguồn lực đặc biệt, bạn không thể lưu trữ hay tiết kiệm thời
gian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giống
nhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không thể lấy lại được.
Phần lớn mọi người đều cảm thấy có quá nhiều việc phải làm và không có đủ
thời gian. Họ đổ lỗi cho thiếu thời gian vì ít tài chính, căng thẳng, kém quan hệ xã hội
và thậm chí là không tập thể dục bảo vệ sức khỏe.
Nếu quản lý thời gian một cách thông minh bạn có thể dành được thời gian làm những
gì mình muốn và làm những gì bạn cần làm.
Bạn cần thời gian để đạt được những gì bạn muốn trong cuộc sống. Nếu bạn
chờ đợi có thêm thời gian, bạn sẽ bị thua thiệt trong trò chơi của cuộc sống. Cùng một
Page | 8

quỹ thời gian đáng lẽ bản thân cũng có thể làm được rất rất nhiều việc nhưng tính thụ
động, biếng nhác, không tự chủ bản thân, cứ để thời gian trôi đi, phí bỏ bao nhiêu cơ
hội, làm cho mình ngày càng thụt lùi trong khi xã hội thì ngày càng phát triển, nó
nhanh đến mức khiến người ta thấy chóng mặt, hối hả xếp những lịch trình kín cả
ngày để làm việc học tập, cố gắng đuổi theo nó để không bị tụt lại phía sau. Nhưng nó

lại rất khắc khe. Nó loại bỏ tất cả những ai không biết phấn đấu nỗ lực, không linh
hoạt nắm bắt thời gian và cơ hội, sự phát triển xã hội cũng giống như thời gian, nó
chẳng chờ đợi ai, không biết nắm bắt thì điều thiệt luôn thuộc về bản thân chúng ta
.Nếu bạn sắp xếp thời gian đúng thời điểm, bạn có thể “tạo ra” thời gian bạn cần, và
không chỉ là chờ đợi nó đến. Bằng việc lập kế hoạch sử dụng thời gian của bạn một
cách khôn ngoan, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm nhiều thứ hơn.
Công việc

Nếu bạn bận bịu với công việc suốt cả ngày mà công việc chẳng đi đến đâu,
chắc chắn bạn đã quên mất tầm quan trọng của quản lý thời gian.
Mọi công việc cứ dồn dập bay đến với bạn từ mọi góc độ. Email, thư, cuộc gọi,
fax, khách hàng, gia đình, truyền thông. Công việc, công việc và rất nhiều công việc.
Mọi nơi. Thật khó để tập trung làm việc, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàng
loạt công việc cùng lúc và những tác động từ mọi người xung quanh. Sự phân tâm có
thể tiêu tốn của chúng ta đến hai giờ đồng hồ mỗi ngày. Đó có thể là những email
không liên quan đến công việc, nói chuyện với đồng nghiệp hay dành thời gian cho
thú vui cá nhân. Nếu nó chỉ dừng một phút thôi, bạn cũng có thể xả hơi và nắm bắt
được công việc dễ dàng. Nhưng thực tế thì công việc có ngừng bao giờ đâu. Nó không
bao giờ phẳng lặng
Khi xã hội ngày nay khiến con người ngày càng bận rộn nếu chúng ta không
sắp xếp được thời gian cho công việc và gia đình thì sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh.
Công việc quá nhiều đôi khi khiến chúng ta chẳng có thời gian để chăm sóc gia đình
của mình. Việc cơ quan, công tác, thư từ, bạn bè, giải trí, tiệc tùng, giao thiệp, người
thân, nội ngoại, bà con xa bà con gần, chăm sóc gia đình, con cái, chuyện vợ chồng,
việc nhà,… Khối khối công việc trong 24 giờ, nếu không có kế hoạch, không biết sắp
xếp, phân phối thời gian hợp lý liệu chúng ta có thoải mái được không? Nếu làm việc
qua loa, công việc không tốt thì điều kiện kinh tế gia đình và nhiều thứ khác bị ảnh
hưởng, chúng ta có vui không khi về nhà với kết quả công việc không tốt? Nếu dành
thời gian cho công việc, đi sớm về muốn, công việc thành công, ngày càng thăng tiến
thì công việc lại càng nhiều, thì thời gian đâu để cùng tham gia những bữa ăn gia đình,

cùng chăm sóc vui chơi với con cái, thiếu sự quan tâm của cha mẹ trẻ dễ dàng trở nên
Page | 9

hư hỏng. Không dành thời gian chăm sóc gia đình thì kết quả thường thấy đó là sự đổ
vỡ, gia đình không êm ấm, như thế thì tinh thần đâu để làm tốt công việc.

Page | 10

B.THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA
SINH VIÊN
Ⅰ. TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊN
Bài khảo sát về các yếu tố ảnh hưởng đến việc quản trị thời gian

Đây là kết quả mà nhóm chúng tôi thu được

Page | 11

Trong bài khảo sát số lượng 60 sinh viên về các yếu tố ảnh hưởng đến việc
quản trị thời gian của sinh viên do chúng tôi thực hiện: Đây là kết quả mà nhóm chúng
tôi thu được
Đa số các bạn sinh viên đều nhận thấy sự quan trọng của quản trị thời gian

Trong số các bạn thấy được sự quan trọng của quản trị thời gian thì có 70% lên
kế hoạch trước các công việc cần làm.

Thực trạng thường xuyên bị trì hoãn, quá tải, gián đoạn công việc với sinh viên
có- không lên kế hoạch trước các việc cần làm

Thực trạng thỉnh thoảng bị trì hoãn, quá tải, gián đoạn công việc với sinh viên
có- không lên kế hoạch trước các việc cần làm

Page | 12

Theo khảo sát số sinh viên đạt điểm tích lũy >2.5 (mức khá) và >3.2 (mức giỏi)
với các sinh viên có và không lập kế hoạch trước các công việc cần làm.

Có thể nhận thấy từ biểu đồ sự chênh lệch khá lớn giữa các sinh viên lập kế
hoạch và sinh viên không lập kế hoạch.

Ⅱ. Nguyên nhân
Có một thực tế rằng các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến việc quản trị thời gian
không hiệu quả của sinh viên bao gồm việc chưa lên kế hoạch trước các việc cần làm,
các cuộc gặp gỡ không cần thiết, sử dụng điện thoại/ internet, tính trì hoãn trong công
việc. Trong đó sử dụng điện thoại/ internet chiếm tỷ lệ cao nhất 44%.

1.Chưa lên kế hoạch
–

–

–

Không lập kế hoạch làm việc tức là không xác định được mục tiêu đúng đắn và
thứ tự ưu tiên rõ ràng những công việc mình cần làm là một trong những
nguyên nhân phổ biến nhất mà nhiều người mắc phải trong việc quản lý thời
gian của mình, đặc biệt là các bạn sinh viên. Hầu hết mọi người thường mang

suy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên sẽ không có mục tiêu nhất định để lập kế
hoạch làm việc cho bản thân dẫn đến bỏ sót những công việc quan trọng do
không phải ai cũng có trí nhớ tốt.
Sự loay hoay khi làm việc hay làm việc mà không biết tiếp theo phải làm gì
khiến thời gian trôi đi một cách vô ích và nhàm chán dẫn đến ảnh hưởng kết
quả và những công việc khác.
Rất đơn giản để đưa ra một danh sách công việc cần làm, nhưng điều quan
trọng hơn đó là phải làm công việc nào trước tiên? Liệt kê mức độ quan trọng
của từng công việc theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạch
làm việc. Khi không có thứ tự ưu tiên trước sau, mọi người thường làm việc
theo cảm hứng, dẫn đến trì trệ các công việc quan trọng, ảnh hưởng đến các kế
hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự. Lặp kế
hoạch là việc làm cần thiết nhưng phải thực hiện kế hoạch đã đề ra, nhưng khá
nhiều người không làm, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phương
châm của quản trị thời gian là: Nghĩ đơn giản và làm việc hiệu quả. Khi chúng
ta đã suy nghĩ và lập ra một danh sách công việc cần làm, hãy bắt tay thực hiện
ngay và cứ theo danh sách đó mà làm. Chỉ có làm nhiều để hình thành thói
quen bám sát kế hoạch đề ra để thực hiện công việc mới giúp việc quản trị thời
gian đạt hiệu quả cao hơn.

Page | 13

2. Các cuộc gặp gỡ không cần thiết
–

–

–

Mối quan hệ với mọi người là điều không thể thiếu trong cuộc sống thường
nhật, nhưng cũng không phải vì vậy là chúng ta nhận lời mời của tất cả mọi
người, hay bất cứ ai. Vì đôi khi cuộc gặp gỡ là không cần thiết hoặc người
khách đó làm ảnh hưởng đến công việc của mình thì đó lại là vấn đề.
Đôi khi chỉ có một nhóm bạn cùng lớp nhưng chúng ta lại đi chơi, bia rượu
suốt tuần, hôm nhà người này, mai nhà người kia, tiệc này, tiệc khác, tiêu tốn
biết bao nhiêu thời gian nhưng thu lại không thu được điều gì có ích hay các
cuộc vui vẻ đó làm chúng ta mất hẳn thời gian cho công việc và gia đình, ảnh
hưởng nghiêm trọng đến sức khỏe, không hoàn thành tốt công việc, ảnh hưởng
đến gia đình… Cái gì nhiều quá cũng không tốt, phải biết sử dụng đúng mức và
dừng đúng lúc.
Không ai không có bạn bè và những cuộc vui nhưng nếu không biết cách dừng
lại, chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền bạc, tốn cả sức khỏe mà lại không cải
thiện được gì. Chúng ta có thể gặp gỡ vui chơi khi cần thiết, khi rảnh rỗi, và có
thể làm việc hiệu quả hơn, có thể thư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp hợp lý
thời gian biểu của mình Khách không mời cũng là nguyên nhân gây tiêu tốn
thời gian, đôi khi một người bạn cũ, một người thân hay một ai đó quen biết bất
ngờ ghé thăm, việc tiếp đón họ là điều không thể thiếu. Nhưng chúng ta phải
biết cách phân bổ thời gian và tùy hoàn cảnh mà có cách giải quyết tốt nhất,
làm sao để người khách ra về trong sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhưng
phần công việc dở dang của chúng ta vẫn hoàn thành theo đúng kế hoạch, đó là
điều rất đáng lưu tâm.

3. Điện thoại/ internet
–

–

Đang làm việc, học tập, sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạn bè, người thân, nếu chỉ
nói trong ít phút thì không có gì để nói, tình trạng “buôn chuyện” mới là điều

đáng quan tâm. Nó lấy đi của chúng ta từ mười mấy phút đến vài giờ đồng hồ,
thu về những thứ phần lớn là vô bổ còn công việc thì bị gián đoạn, trễ hẹn.
Khi thời đại công nghệ thông tin phát triển thì điện thoại càng nhiều chức năng
hơn, nhiều những ứng dụng, những trò chơi, hay những tiện ích giải… rất
nhiều bạn sinh viên suốt ngày cầm chiếc điện thoại trong tay, nhắn tin, “tám
chuyện”, chơi game, lướt web,… bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại
mà không suy nghĩ rằng mình đang bỏ rơi công việc ở phía sau chính vì thế
Internet cũng là một nhân tố góp phần làm chúng ta mất tập trung trong công
việc học tập của các bạn sinh viên. Nó mang lại rất nhiều lợi ích khi chúng ta
biết cách sử dụng nó hợp lý. Đôi khi ngồi vào máy tính làm việc, chúng ta lại
đồng thời lướt web xem tin tức, tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xã
hội,… những thứ cuốn chúng ta ra khỏi suy nghĩ ban đầu là mở máy làm việc,
chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm tin đôi chút rồi quay lại làm việc
Page | 14

nhưng rất rất nhiều người không làm được thế. Đặc biệt trong giới trẻ, học sinh
sinh viên… internet rất có sức ảnh hưởng, “mình vào diễn đàn này chút thôi rồi
làm bài tiếp”, hay “chơi game giải trí một chút cũng hay”, nhưng 10 phút rồi
nửa giờ, “thôi thêm chút nữa cũng được”, “đang hay”, “chút nữa…” và cứ thế
thời gian trôi qua, công việc, bài vở vẫn còn nguyên, nhưng game thì tăng cấp
độ, mạng xã hội thì nhiều câu chuyện gẫu, chat chít, đến lúc quay lại làm việc
thì lại có công việc khác cần làm, kế hoạch lại không hoàn thành.
4. Tính trì hoãn khi làm việc
–

–

–

–

Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Những
kiểu suy nghĩ “ tôi sẽ làm việc đó vào ngày mai” đã ăn sâu vào suy nghĩ rất
nhiều người, nó làm cho bản thân chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại, điều đó lặp
đi lặp lại nhiều lần, vô tình biến chúng ta trở thành những con người chậm
chạp, ì ạch, luôn trễ trong mọi hoạt động, đặc biệt là trong công việc.
Khi gặp một công việc không ưa thích, hay công việc đó quá khó hoặc quá dễ,
hoặc tính khẩn cấp công việc không quá cao…chúng ta thường có lối nghĩ đợi
đến lúc khác hay đợi đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ bắt đầu công việc.
Vấn đề ở đây là chúng ta trì hoãn hành động trong khi đó lại thụ động chờ đợi
một trạng thái cảm xúc không thể dự đoán được vào ngày mai. “Chắc gì tâm
trạng ngày mai đã tốt hơn hôm nay? Biết đâu ngày mai có công việc đột
xuất?” Chính sự trì hoãn nhiều lần đã làm chúng ta trở thành người thiếu trách
nhiệm với bản thân, chúng ta đã phung phí đi những khoảng thời gian mà đáng
ra có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những suy nghĩ ỷ lại, phó
mặc, để ngày mai lo… để làm những công việc vô bổ, hoặc những công việc
không đúng nơi, đúng lúc. Trong cuộc sống, chúng ta trì hoãn rất nhiều công
việc, từ những việc nhỏ nhặt đến quan trọng nhất. Ngay cả những việc dường
như rất thường nhật nhưng chúng ta lại không làm ngay, và trì hoãn, rồi cuối
cùng là không làm hoặc làm đối phó.
Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân gây ra tính thụ động, thiếu quyết
đoán và từ đó, trở thành một yếu tố cốt lõi khiến chúng ta không quản lý được
hoặc quản lý thời gian không hiệu quả. Hiểu theo một cách khác, sự trì hoãn
làm kéo dài thời gian thực hiện một công việc, từ đó làm giảm khả năng phản
xạ nhanh nhạy trong mọi việc, khiến năng suất công việc giảm. Chúng ta cứ
hẹn giờ qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc công việc chồng chất công việc, chúng
ta sẽ choáng ngợp trước sự quá tải, rồi phải loại bỏ bớt những việc lặt nhặt
nhưng không kém phần quan trọng hoặc phải giải quyết quá nhiều việc trong
một khuôn thời gian ít ỏi, dẫn đến hiệu quả không cao, kết quả không được như

mong đợi.
Ví dụ đối với một sinh viên: Đã không biết bao nhiêu lần định xắn tay vào dọn
dẹp cho phòng học hay phòng ngủ gọn gàng nhưng rồi vẫn chưa thực hiện
được. Lên kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phòng, nhưng sáng thì bận đi họp
Page | 15

–

nhóm, sáng thì phải làm bài tập thảo luận, sáng thì lại vướng vào học bài kiểm
tra giữa kì…Vậy là căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác.
Chờ khi bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên.
Trì hoãn gây ra các thói quen xấu khác: sự lề mề, không hành động ngay, sự
thụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình đang lãng phí
quá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên nhân để ngụy biện cho sự trì
hoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi khả năng vốn có, mất đi những cơ
hội “quý báu” chỉ đến trong nháy mắt. Trì hoãn chủ yếu là do sự chủ quan của
cá nhân, bạn sẽ không biết được các việc, các yếu tố nào có đột xuất xảy khiến
bạn không kịp giải quyết. Yếu tố sức khỏe là một trong các yếu tố đột xuất hay
xảy ra ảnh hưởng khá nhiều tới công việc của bạn, sức khỏe kém sẽ làm cho
chúng ta lười làm việc, cảm giác mệt mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng ta
không tập trung vào công việc, dẫn đến chậm kế hoạch làm việc nhưng sức
khỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó đến bất ngờ do nhịp sống hối hả,
stress, thời tiết,… Do đó nếu rơi vào tình trạng sức khỏe không tốt thì nên linh
hoạt thay đổi kế hoạch để đảm bảo sức khỏe và đồng thời vẫn đạt hiệu quả
hoàn thành kế hoạch.

5. Các nguyên nhân khác
Nhóm chúng tôi tìm thêm được nguyên nhân sau đây: Góc học tập, làm việc,
sinh hoạt không gọn gàng đây cũng là 1 nguyên nhân dẫn đến tình trạng quản lý thời

gian không hiệu quả của sinh viên.
Trong bài khảo sát do chúng tôi thực hiện: tất cả các sinh viên tham gia khảo
sát đều không cho đây là nguyên nhân gây ra tình trạng quản lý thời gian không hiệu
quả.
–

–

Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn
phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Có quá
nhiều loại tập chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng rất ít khi được
đọc tới, ngăn kéo ngăn bàn học tập làm việc thì chứa một lượng đáng kể những
thứ không cần thiết như tổ hợp của giấy tờ, đồ ăn vặt hay bất cứ đồ dùng nào
không liên quan đến công việc thì chúng dễ làm bạn sao nhãng và mất thời gian
để tìm kiếm những giấy tờ và đồ dùng cần thiết vào đúng thời điểm quan trọng.
Hoặc khi nhìn vào bàn làm việc lại thấy một khối bề bộn, linh tinh, giấy báo,
hồ sơ, lại có loạt thư tín cần trả lời, thêm vào hồ sơ tồn đọng của ngày hôm
trước… khiến cho bạn mất thoải mái và hứng thú để làm việc do tốc độ làm
việc chậm lại và mất nhiều thời gian cho những việc không cần thiết, sẽ thật sự
mệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bề bộn đó, có chắc chúng ta giữ
được tinh thần học tập làm việc tốt hay không?

Page | 16

–

Một nơi học tập làm việc gọn gàng sạch sẽ giữ một vai trò rất quan trọng, ảnh
hưởng nhiều đến tinh thần làm việc của chúng ta. Bạn bè, thầy cô… sẽ nghĩ sao
khi nhìn vào bàn làm việc của chúng ta, vì lý do này mà bị đánh giá không tốt

thì thật không đáng.

Ⅲ. Giải pháp khắc phục
Nhóm chúng em cũng có đề xuất một số giải pháp khắc phục dựa trên lý thuyết
về quản trị thời gian và để các bạn sinh viên nhận thấy xem các giải pháp này có phù
hợp với bản thân mình hay không? Từ kết quả phiếu khảo sát cho thấy tỷ lệ giữa các
giải pháp như sau:
1. Lập kế hoạch làm việc
Lập kế hoạch làm việc là quá trình chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp cho
từng công việc để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Bằng thói quen
phác thảo kế hoạch làm việc, chúng ta sẽ có rất nhiều thuận lợi trong việc quản lý thời
gian của mình
Các bước để lập kế hoạch thời gian:
•

•

•

•
•

•

Nắm được mục đích của việc lập kế hoạch làm việc. Kế hoạch làm việc được
lập ra với nhiều lý do khác nhau. Xác định trước mục đích của việc lập kế
hoạch giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn. Trong môi trường học tập, kế hoạch làm
việc có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án lớn. Nó cũng giúp
giáo viên chuẩn bị trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới.
Chia công việc của bạn thành những phần hoặc những nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc

này giúp bạn nắm được tình hình diễn biến công việc và việc sử dụng thời gian
của bạn.
Sắp xếp các nhiệm vụ khác nhau theo thứ tự: Một số việc cần được hoàn thành
kế tiếp nhau, bạn sẽ biết mình cần hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trước
khi có thể thực hiện những nhiệm vụ khác.
Xác định thời gian phải hoàn thành mỗi nhiệm vụ – tính theo giờ hoặc theo
ngày.
Thêm thông tin ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho toàn bộ công việc và cho
mỗi nhiệm vụ cụ thể, bạn cũng có thể thêm ngày sớm nhất cũng như ngày
muộn nhất có thể bắt đầu và kết thúc, nhờ đó bạn có thể nhìn thấy mình được
linh động đến mức nào.
Khi lập kế hoạch, hãy nhớ rằng một vài đồng nghiệp làm việc với bạn trong
một nhiệm vụ có thể cũng đang làm việc với những công việc khác. Ngoài ra,
hãy dành thời gian để bộ phận quản lý phê duyệt các giai đoạn khác nhau.

Page | 17

Cuối cùng, hãy dự trù thời gian cho những tình huống, các việc đột xuất, sự trì
hoãn ngẫu nhiên, những kỳ nghỉ của nhân viên hay nhân viên có thể bị ốm…
Việc lập kế hoạch của bạn cần dựa vào cơ sở các tuần làm việc trong năm để
đạt được hiệu quả cao nhất.
=>> Lập một kế hoạch làm việc có nghĩa là bạn có thể nhìn thấy rất rõ ràng kiểu quy
trình bạn tiến hành thực hiện công việc.
•

2. Làm việc có tổ chức và quản lý góc làm việc, học tập
Nếu chúng ta để chỗ làm việc bừa bộn thì sẽ rất lãng phí thời gian để nhớ và
tìm kiếm đồ vật ở chỗ nào. Việc sắp xếp bàn học tập một cách ngăn nắp, gọn gàng, có
khoa học là điều hết sức cần thiết.

 Bỏ những thứ không liên quan đến công việc gần đây của bạn ra khỏi bàn. Việc
này sẽ giúp bạn tập trung chú ý vào những vấn đề thực sự trong công việc. Đặt
những thứ bạn thường xuyên cần ở gần chỗ bạn ngồi, trong tầm với để bạn
không phải thường xuyên đứng dậy trong khi đang làm việc.
 Nếu bạn có khay đựng công văn giấy tờ đến và khay đựng công văn giấy tờ đi,
hãy sử dụng chúng. Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng giấy tờ đến và bỏ đi
những hoặc phân loại những giấy tờ mà bạn để ở khay này.
 Dành thời gian để dọn dẹp môi trường làm việc của bạn – bút, giấy, tẩy, bút chì,
kẹp ghim,… cất đi những thứ mà bạn không thường xuyên sử dụng
 Lưu trữ những tài liệu cũ, dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghi
rõ nội dung, ngày tháng của chúng.
 Hãy chắc chắn là những thiết bị máy tính của bạn sắp xếp sao cho bạn có thể
làm việc hiệu quả, an toàn và tiện lợi. Màn hình máy tính phải có tầm cao
chuẩn – cách mắt bạn ít nhất là 63 cm và phần cao nhất của màn hình ở dưới
tầm mắt bạn.
 Mở rộng góc làm việc Bàn làm việc không phải là phần duy nhất của không
gian làm việc, chúng ta có thể mở rộng góc làm việc về không gian thẳng phía
trên bàn. Những kệ sách, giá đỡ là những gì bạn cần để tạo nên một góc làm
việc đầy đủ tư liệu lao động mà không khiến chiếc bàn trở nên chật chội.
 Những ngăn bàn, hộc tủ chắc chắn là nơi bạn có thể cất những thứ không thực
sự quan trọng cho công việc. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng bạn sẽ cần tìm lại
đồ đạc vào một lúc nào đó, vì vậy, ngay cả khi cất những thứ không cần thiết
đi, hãy cất chúng một cách gọn gàng, ngăn nắp để có thể tìm lại khi cần.
 Dọn sạch bàn, lau sạch bụi và chỉ để lại những thứ cần thiết liên quan đến công
việc
=>> Sắp xếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ
sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan
trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn
làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếp

Page | 18

ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để
không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
3. Tính kỉ luật đối với bản thân
Khái niệm
Kỉ luật bản thân là hành động dựa vào lý trí thay vì cảm xúc nhất thời của bạn.
Nó là việc vượt qua lòng ham thích và và nỗi sợ trong hiện tại vì mục đích ý nghĩa
hơn cho cuộc sống.
•

•

Đặc điểm

Phải hiểu chính mình trước
Tự kỷ luật nghĩa là hành xử theo điều mà bạn thấy là tốt nhất, bất kể cảm xúc
của bạn trong hiện tại ra sao. Chính vì thế đặc điểm đầu tiên của sự tự kỷ luật là phải
tự nhận biết. Bạn cần quyết định xem hành động nào sẽ là tốt nhất cho mục tiêu và giá
trị của bạn. Quá trình này cần xem xét bên trong bản thân bạn, để hiệu quả nhất thì
bạn nên viết nó ra.
Khuyên bạn nên dành thời gian viết ra mục tiêu, mơ ước và tham vọng của
mình. Tốt hơn nữa thì hãy viết ra mong muốn lớn nhất đời mình. Việc viết ra như vậy
giúp bạn hiểu rõ hơn mình là ai, thứ mà mình mong muốn và những giá trị với chính
mình.
Nhận thức thế nào là thiếu kỉ luật
Tự kỷ luật phụ thuộc vào việc nhận thức cả cái bạn đang làm và không đang
làm. Bởi lẽ, nếu bạn không nhận thức được hành động của mình là thiếu kỷ luật thì
làm sao bạn có thể hành động khác đi được cơ chứ?

Khi bạn bắt đầu xây dựng tính tự kỷ luật, bạn sẽ nhận thức thấy mình đang làm
những việc vô kỷ luật – ví dụ như cắn móng tay, bỏ tập thể dục, phá vỡ chế độ ăn
kiêng hoặc kiểm tra facebook và mail liên tục.
Phát triển tính tự kỷ luật cần có thời gian, tuy nhiên chìa khóa ở đây là bạn phải
nhận thức được hành vi thiếu kỷ luật của mình. Dần dần nhận thức này sẽ đến sớm
hơn, nghĩa là thay vì thấy sự vô kỷ luật của mình trong khi đang làm những việc đó thì
bạn sẽ nhận thức được điều đó trước khi bạn hành động như vậy. Nó tạo cơ hội cho
bạn ra quyết định hành động đúng với mục tiêu và giá trị của mình.
Tự đưa ra cam kết

Page | 19

Không chỉ là viết ra mục tiêu và giá trị của bản thân. Bạn cần phải có sự cam
kết bên trong chính bản thân đối với những điều đó. Nếu không, khi chuông đồng hồ
reo lúc 5h sáng thì bạn sẽ thấy chẳng hại gì nếu bấm nút tắt và tự nhủ “thêm 5-10 phút
nữa thôi”. Hoặc khi nhiệt huyết và tinh thần ban đầu đã đi xuống, bạn sẽ thấy rất khó
khăn để hoàn thành đến cuối kế hoạch của mình.
Nếu bạn đang giằng co với sự cam kết, hãy quả quyết rằng bạn cần theo đuổi
những gì mình đã nói là sẽ làm – bao gồm lúc bạn nói như thế và cách mà bạn đã cam
kết.
Can đảm để đổi lấy những gì tốt đẹp hơn
Không hề sai khi nói tự kỷ luật là một việc cực kỳ khó. Cảm xúc, sự thèm
muốn và si mê là một lực cản rất lớn. Chính vì thế sự tự kỷ luật phụ thuộc rất nhiều
vào sự can đảm.
Đừng giả vờ việc gì đó là dễ dàng đối với bạn trong khi thực tế nó rất khó khăn
và gian khổ. Thay vào đó, hãy tìm kiếm lòng can đảm để đối mặt với khó chịu và mệt
mỏi. Hãy bồi đắp dần bởi những chiến thắng bản thân nhỏ nhặt, sự tự tin của bạn sẽ
lớn mạnh hơn và lòng can đảm để có được tính tự kỷ luật sẽ đến dễ dàng hơn.
•

Lợi ích của kỷ luật đối với bản thân
– Giúp chúng ta hoàn thành những việc phải hoàn thành kể cả khi không
thích
– Không có kỷ luật cuộc sống của chúng ta sẽ trở nên chao đảo, thiếu tập
trung và sẽ không bao giờ thực hiện được những điều chúng ta đặt ra
– Khi thực hiện kỷ luật tự giác, chúng ta có thể làm xong việc và vẫn còn
rất nhiều thời gian. Đó là cách để quản lý thời gian một cách hiệu quả

Bạn phải luôn nghiêm khắc với chính mình: Bạn cần xác định công việc đó ảnh
hưởng đến bạn thế nào. Khi bạn không làm đuợc điều đó thì sẽ có một kết quả không
tốt. Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó sẽ chiếm
mất thời gian biểu hôm sau, cứ thế dần dần bạn sẽ không đạt được mục tiêu đã đề ra
chỉ vì một ngày không hoàn thành công việc
Hãy đặt báo thức trong 50 phút, tắt hết các thiết bị như email, điện thoại, các
trang mạng xã hội và tập trung hoàn toàn vào các việc cần làm. Sau khi hoàn thành,
bạn có thể thư giãn ít phút, bạn sẽ cảm thấy hiệu quả và thoải mái hơn rất nhiều.
Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỹ
luật và những thói quen tiết kiệm thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắc
riêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn, nản
Page | 20

chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc chắn bạn
sẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cũng như công việc, sẽ kết thúc
tình trạng ngày nào cũng vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại không
được như ý.
4. Biết nói “không”
Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống Obama,
Bill Gates,… sử dụng thành công. Nhẹ nhàng nói “không” với những thứ không phải

là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có chính xác 24h trong một ngày để làm những
điều mà bạn cần làm, nếu bạn không học cách từ chối với những điều không quan
trọng bạ sẽ ngập đầu với những dự án và công việc mà không mang lại hiểu quả.Thay
vào đó, bạn hãy tập trung vào những dự án, mục tiêu quan trọng của bản thân
bạn. Tâp trung thời gian vào những việc quan trong công việc sẽ giúp bạn thành công.
5. Sử dụng công cụ quản lý thời gian – Ma trận Eisenhower.
Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?
Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: Nhóm trưởng yêu cầu bạn chuẩn bị
một bài thuyết trình quan trọng cho buổi thảo luận vào đầu tuần tới.
Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thành, khối lượng bài tập rất nhiều và bạn còn có
không ít các đầu việc khẩn cấp của môn học khác cần phải làm.
Trước tình thế như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn.
Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là vài trong số rất nhiều
nguyên nhân tạo ra áp lực trong việc học và đây được xem là hệ quả của việc: có quá
nhiều thứ phải làm trong khi thời gian rất hạn hẹp.
Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định
được điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu
quả.
Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu
hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới “loại bỏ” nhiệm vụ
đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.
Nội dung phương pháp Ma trận Eisenhower

Page | 21

Việc quan trọng và việc khẩn cấp
Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất
làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan
trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Việc quan trọng

thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như
để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết,
chúng ta phải phân biệt rõ:
•
Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả
giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân
hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá
trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
•
Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với
có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email,
gọi điện, tin nhắn mới….
Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được
thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan
trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong
tương lai.
Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì
khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ
dàng. Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ
ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng
là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.
Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Page | 22

6. Nguyên tắc SMART
Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần
phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan
trọng.

Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như
sau (Xem hình vẽ).
1 Khẩn cấp và quan trọng – Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập
tức).
2 Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ
được lên kế hoạch để làm sau).
3 Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được
giao phó cho người khác).
4 Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm
vụ sẽ được loại bỏ).

P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó: *P = Priority: Sự ưu tiên
P1 – Quan trọng và khẩn cấp
Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng,
vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:
1 Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp
khẩn, email công việc có liên quan đến việc học,…
2 Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của
khoa…
3 Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công
việc, soạn nội dung thuyết trình….
Page | 23

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng
cách chuyển chúng vào mục P 2.
P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất
cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng
làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền,
học kỹ năng mới liên quan đến công việc…
Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau
đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.
P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp
Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý
nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng
hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không
gặp, tin nhắn từ bạn bè….

Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy
quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói “không”, kết thúc cuộc gọi/tin nhắn
lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.
P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp
Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang
đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin
tức giật gân, buôn chuyện…
Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được
lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh
lãng phí thời gian.
Bốn mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

Page | 24

Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi
điều gì cần làm đầu tiên.
• Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ

mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận
Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào
đã hoàn thành.
• Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy
nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
• Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định
mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu
làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.
• Đã đến lúc bạn cần xác định mục tiêu, và đây là điều nên làm để cuộc đời mình
cảm thấy có ý nghĩa hơn. Mục tiêu là thứ bạn nhắm đến, cái bạn muốn đạt
được, cái lớn lao đối với bạn. Nó không chỉ là những cái mục tiêu lớn như tình
yêu và sự nghiệp mà còn là những thứ nhỏ nhặt (mục tiêu chia nhỏ) và xâu
chuỗi quyết định đến mục tiêu lớn của bạn.
*Sử dụng nguyên tắc SMART
Theo nguyên tắc SMART chúng ta có:
•

•
•

S – Specific (Simple, Sensible, Significant): Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
M – Measurable (Meaningful, Motivating): Đo đếm được
A – Achievable (Attainable, Agreed): Có thể đạt được bằng chính khả năng của
mình
R – Realistic (Relevant, Reasonable, Realistic and Resourced, Resultsbased): Thực tế, không viễn vông
T – Time-bound (Timely, Time-based, Time limited, Time/cost limited, Timesensitive, Time-specific): Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra
Khi mục tiêu SMART đã được xác định, bước tiếp theo sẽ là ghi mục tiêu
đó trên bất kỳ phương tiện nào mà chúng ta thường xuyên nhìn thấy hàng ngày: sổ
Page | 25

và triển khai xong việc làm đúng quy trình tiến độ hoàn toàn có thể quyết định hành động đến sự thành bại trong sựnghiệp của mỗi người. Tuy nhiên có một thực tiễn là toàn bộ mọi người đều trì hoãn. Aicũng có quá nhiều việc để làm với quá ít thời gian. Người có hiệu suất cao trì hoãnlàm những trách nhiệm hoạt động giải trí giá trị thấp hoặc vô giá trị, còn người có hiệu suất thấptrì hoãn công việc làm những việc có giá trị lớn so với công ty và sự nghiệp của bảnthân. Mọi người luôn có khuynh hướng trì hoãn những trách nhiệm lớn thường cũng là nhữngnhiệm vụ có giá trị cao nhất. 2.1.2 Sự quá tải việc làm ‘ ‘ Quá tải ‘ ‘ có nghĩa là vượt khỏi số lượng giới hạn được cho phép và quá tải việc làm làbiểu hiện của hiện tượng kỳ lạ việc làm quá nhiều khiến cho bản thân stress ( stress ), áp lực đè nén, thậm chí còn bế tắc. Hệ quả của trạng thái căng thẳng mệt mỏi tất yếu là giảm hiệu suấtcông việc, kiệt sức về niềm tin, giảm sức khỏe thể chất, … Những bộc lộ đơn cử của quá tảicông việc đó là : Ngờ vực thái quá, muốn bỏ đi thật xa, mất tập trung chuyên sâu, khung hình stress, cảm thấy bất mãn, hoài nghi chính mình, cảm thấy đau đầu liên tục, … những hiệntượng đó khiến cho thời gian cứ trôi còn việc làm thì đình trệ không chỉ trước mắt màcòn vĩnh viễn. Vì vậy quá tải việc làm cũng là thủ phạm ‘ ‘ lấy đi thời gian ‘ ‘ không chờđợi. Page | 32.1.3 Sự gián đoạn công việcSự gián đoạn trong việc làm mỗi ngày cũng là rào cản trong việc sử lý thờigian của mỗi người, gián đoạn việc làm khiến cho việc làm bị ngắt quãng, vỡ vụn, làm phân tán việc làm, … hoàn toàn có thể tác động ảnh hưởng rất lớn đến thành công xuất sắc của mỗi người nếukhông nhận ra và biết cách quản lý chúng. Chúng hoàn toàn có thể là một cuộc điện thoại cảm ứng, mộtemail, một đoạn đối thoại ngoài hiên chạy hoặc một sự xen ngang của đồng nghiệphoặc là bất kỳ thứ gì mà không mong ước nhưng chúng lại làm bản thân không tậptrung vào việc làm đang làm. Sự gián đoạn dù nhỏ nhất cũng cướp mất của mọingười một khoảng chừng thời gian quý giá mà lẽ ra mọi người phải sử dụng chúng để đạtđược những hiệu quả mong ước. Đôi khi chúng còn làm tất cả chúng ta mất tập trung chuyên sâu. 2.2 Nguyên nhân dẫn đến sự quản lý thời gian chưa hiệu quả2. 2.1 Nguyên nhân khách quanYếu tố sức khỏe thể chất ảnh hưởng tác động khá nhiều đến việc trì hoãn việc làm gây mất rấtnhiều thời gian, sức khỏe thể chất kém sẽ làm cho tất cả chúng ta lười thao tác, cảm xúc mệtmỏi, đau nhức, cảm sốt làm tất cả chúng ta không tập chung vào việc làm dẫn đếnchậm kế hoạch. Làm việc mà sức khỏe thể chất kém là điều không ai muốn. Đôi khi nóđến giật mình do nhịp sống quay quồng, stress, thời tiết … Do đó nếu rơi vào tình trạngsức khỏe không tốt thì nên linh động đổi khác kế hoạch để bảo vệ sức khỏeđồng thời vẫn đạt hiệu suất cao việc làm triển khai xong kế hoạch. Các cuộc gặp gỡ không thiết yếu, không mời + Mối quan hệ với mọi người là điều không hề thiết trong đời sống thườngngày, nhưng không phải thế cho nên mà ta nhận lời của tổng thể mọi người hay bất cứai. Vì đôi lúc cuộc gặp gỡ là không thiết yếu, hoặc người khách đó làm ảnhhưởng đên việc làm của mình thì đó lại là yếu tố. Không ai không có bận bèvà những cuộc vui nhưng nếu không biết dừng lại tất cả chúng ta không chỉ tốn thờigian, tài lộc, sức khỏe thể chất nhưng lại không cải tổ được gì. Chúng ta cố thể gặpgỡ những cuộc đi dạo khi rảnh rỗi và cóc thể thao tác hiệu suất cao hơn, có thểthư giãn nhiều hơn nếu biết sắp xếp thời gian hài hòa và hợp lý. + Khách không mời cũng là nguyên do gây tiêu tốn thời gian : Đôi khi mộtngười bạn cũ, người thân trong gia đình hay một ai đó giật mình ghé thăm, việc đón rước họ làviệc không hề thiếu. Nhưng tất cả chúng ta phải biết phân chia thời gian và hoàn cảnhmà có cách xử lý tốt nhất, làm thế nào cho người khách ra về trong sự niềmnở, hiếu khách của chủ nhà nhưng phần việc làm của tất cả chúng ta vẫn hoàn thànhtheo đúng kế hoạch2. 2.2 Nguyên nhân chủ quanKhông có tiềm năng và thứ tự ưu tiên, không lập kế hoạch thao tác : Page | 4 + Không xác lập được tiềm năng đúng đắn, rõ ràng những việc làm mình làm là mộttrong những nguyên do mà nhiều người mắc phải. Chúng ta thường mang suy nghĩlàm tới đó nên thường không có tiềm năng nhất định để lập kế hoạch cho bản thân, bỏsót những việc làm quan trọng là vân đề thường thấy do không phải ai cũng có trínhớ tốt, sự loay hoay trong khi thao tác hay thao tác mà không biết tiếp theo phảilàm gì làm tiêu tốn nhiều thời gian ảnh hưởng tác động tới tác dụng của những việc làm khác. Tuy nhiên, việc làm lên kế hoạch không phải khi nào cũng cúng nhắc mà nhiều lúc taphải biết kiểm soát và điều chỉnh linh động cho tương thích với những trường hợp giật mình tới, phù hợpvới thực trạng việc làm, không nên mượn nguyên do biện hộ cho sự lười biếng, chậm chạplàm hỏng kế hoạch + Rất đơn thuần để đưa ra những việc làm cần làm, nhưng điều quan trọng hơn là phảibiết sắp xếp việc làm theo thứ tự ưu tiên. Khi không có thứ tự việc làm trước sauchúng ta thường thao tác theo cảm hứng dẫn đến ngưng trệ những việc làm quan trọng, ảnhhưởng tói những kế hoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự. Điện thoại, internet : Đang thao tác, học tập, hoạt động và sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bạnbè, người thân trong gia đình nếu chỉ nói trong ít phút thì không sao, nhưng thực trạng “ nấucháo ” thì rất đáng quan ngại. Nó lấy đi của tất cả chúng ta từ mười mấy phút đến vài giờđồng hồ thu về những thứ phần lơn là những thứ vô bổ còn việc làm bị giánđoạn. Khi thời đại công nghệ thông tin tăng trưởng thì điện thoại thông minh càng ngày càngnhiều tính năng hơn, nhiều những ứng dụng, game show, tiện ích … rất nhiềungười lúc bấy giờ khi nào cũng cầm điện thoại thông minh trên tay gửi tin nhắn, tán chuyện, lướtweb … bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoại cảm ứng mà không nghĩ rằng mìnhđang bỏ việc làm ở phía sau. Internet cũng là một yếu tố làm cho tất cả chúng ta mấttập chung trong việc làm. Nó sẽ mang lại rất nhiều quyền lợi khi tất cả chúng ta biết sửdụng nó hài hòa và hợp lý. Đôi khi tất cả chúng ta vào máy tính thao tác, tất cả chúng ta lại đồng thờixem tin tức, lướt web, bóng đá, mạng xã hội … những thứ đó cuốn ta đi làm taquên mất việc mở máy để thao tác, tất cả chúng ta cứ nghĩ chỉ xem qua đôi chút rồiquay lại thao tác nhưng rất nhiều người không làm được điều đó. Đặc biệttrong giới trẻ, học viên, sinh viên … internet rất có sức ảnh hưởng tác động làm chonhiều người bị tiêu tốn lãng phí thời gian tại đây. Góc học tập, thao tác, hoạt động và sinh hoạt ngăn nắp : Những vật làm bừa bộn văn phòng, góc học tập tích tụ rất nhanh. Trong văn phòng không hề đồng ý hay biệnminh cho thực trạng bừa bộn. Có quá nhiều tập chí chuyên ngành thường đượccất giữ nhưng ít khi được đọc tới nhưng ngăn kéo hay tủ đựng lại chứa mộtlượng lớn những thứ không thiết yếu. Sễ thật sự căng thẳng mệt mỏi và uể oải khi phảingồi vào giữa khối bộn bề, những thứ linh tinh chất trên bàn thao tác mà takhông cần tới chúng. Khi đó ta sẽ chẳng có tam trạng thao tác nữa. Nơi làmviệc, học tập ngăn nắp giữ vai trò rất quan trọng, ảnh hưởng tác động nhiều đến tinhPage | 5 thần thao tác của bản thân. Và sẽ bị đồng nghiệp, bè bạn, sếp … đánh giákhông tốt và không có cảm tìnhTính trì hoãn khi thao tác : Căn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gâymất thời gian nhất. Sự trì hoãn là một trong những nguyên do gây ra tính thụđộng, thiếu quyết đoán và từ đó trở thành một yếu tố cốt lõi giết chết thời gianmà tất cả chúng ta có được. Hiểu theo một cách khác là sự trì hoãn làm lê dài thờigian triển khai một việc làm, từ đó làm giảm khả nang phản xạ nhanh nhạytrong mọi việc, khiên hiệu suất việc làm giảm. Chúng ta cứ hẹn giờ qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc việc làm chồng chất việc làm, tất cả chúng ta sẽ choángngợp trước sự quá tải việc làm, rồi phải vô hiệu bớt những việc làm lặt nhặtnhưng không kém phần quan trọng hoặc phải xử lý quá nhiều việc trongcùng một lúc đẫn đến hiệu suất cao không cao, hiệu quả không được như mong đợi. Trì hoãn gây ra nhiều thói quen xấu khác như : Sự lề mề, không hành độngngay, sự thụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mìnhđang tiêu tốn lãng phí quá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên do để ngụybiện cho sự trì hoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi năng lực vốn có, mất đi những thời cơ quý báu chỉ đến trong nháy mắt. 2.3 Biện pháp khắc phục sự tiêu tốn lãng phí thời gian2. 3.1 Vượt qua sự trì hoãna. Nhóm giải pháp 1 đương đầu với những trách nhiệm không dễ chịu / không hứng thúGiao trách nhiệm cho người khác nếu có thểTạo cho niềm tin cảm xúc nhẹ nhõm sau khi thực hiệnLập kế hoạch cho những trách nhiệm khó một cách dứt khoát, rèn luyện ý thức vềsự cấp báchb. Nhóm giải pháp 2 : Vượt qua nỗi sợ hãi và ngại va chạmTrực tiếp cạnh tranh đối đầu với nó bằng cách tập trung chuyên sâu tâm lý + Luyện tập giải quyết và xử lý từng việc + Tránh đa nhiệm + Quyết tâm phải tập trung chuyên sâu thực hiệnĐánh bại chủ nghĩa cầu toànc. Nhóm giải pháp 3 : Bắt đầu ngay công việcBắt đầu ngay việc làm ở một thời gian bất kỳChia nhỏ việc làm thành nhiều phầnPage | 62.3.2 Giải quyết sự quá tải công việca. Nhận biết những trách nhiệm và nghĩa vụ và trách nhiệm chính của bản thânBiết nói “ không ” với những việc làm không phù hợpMột là, nêu rõ nguyên do. Hai là, khước từ một cách khôn khéo. Ba là, yêu cầu / yêu cầu giải pháp sửa chữa thay thế. b. Xác định tiềm năng và sắp xếp thứ tự ưu tiênCần phải : Thiết lập những tiềm năng rõ rangnguyên lý Parato 80/20 : những việc làm chiếm tới 80 % về thời gian nhưng chỉđem lại 20 % về giá trị và ngược lại ; Quy luật số ba : chỉ có ba trách nhiệm trong list những trách nhiệm chiếm đến90 % giá trị công việcXác định những trách nhiệm chính của bản thân một cách rõ rangĐặt ra áp lực đè nén cho bản thânHoàn thành được nhiều việc quan trọng hơnGiữ đúng hướng, triển khai và tuân thủ những tiềm năng và kế hoạch đặt raTạo cho bản thân lối sống có nguyên tắcXây dựng những thói quen tốt trong công việcỦy quyền cho người khác2. 3.3. Kiểm soát sự gián đoạn trong việc làm cần phảiNhận diện những người, hiện tượng kỳ lạ gây ra sự gián đoạn để biết được sự giánđoạn nào là thiết yếu, sự gián đoạn nào là không thiết yếu và nghiên cứu và phân tích mức độquan trọng của sự gián đoạnĐặt ra những khoản thời gian thích hợp để không bị gián đoạn để dạt hiệu quảcao nhất và để không bị lẫn lộn giữa việc làm hành chính và việc làm mangtính sáng tạoCuộc họp diễn ra hiệu quảtrước khi diễn ra cuộc họptrong khi diễn ra cuộc họpsau khi diễn ra cuộc họpRèn luyện thói quen làm email hiệu suất cao : Giải quyết email vào 1 thời gian cố định và thắt chặt trong ngàyNên dùng và duy trì 1 địa chỉ email cho những thư từ cá thể để trách nhầmlẫn với công việcQuản lý điện thoại thông minh và cuộc gọiPage | 7T ùy thuộc vào từng trường hợp, thực trạng bạn hoàn toàn có thể nghe điện thoại cảm ứng luôn haykhông. Nếu đang trong thời gian thao tác thì nên : Sàng lọc những cuộc điện thoại cảm ứng theo mức độ khẩn cấp cấn phản hồiĐể điện thoại cảm ứng ở chính sách rung và chính sách hộp thư thoạiĐi thẳng vào yếu tố khi nghe điện thoại thông minh, tránh gọi nhiều lầnLịch sự và chuyên nghiệpTiết kiệm thời gian tiếp khách : Quy định giờ tiếp khách ; trấn áp thời gian tiếp khách ; phân loại và chọncách thức tiếp kháchSắp xếp nơi thao tác ngăn nắp : Tiết kiệm thời gian khi tìm tài liệu, di chuyểnkhi làm việc3. Ảnh hưởng của việc quản lý thời gian không hiệu suất cao tới đời sống và côngviệcQuản lý thời gian là quan trọng so với đời sống và sự nghiệp thành công xuất sắc củamỗi cá thể. Nó dạy cho bạn làm thế nào để sắp xếp thời gian và tận dụng tối đa thờigian một cách hiệu suất cao. Đôi khi tất cả chúng ta cảm thấy rằng có lẽ rằng một ngày 24 giờ làkhông đủ để triển khai xong mọi việc. Đó là do tất cả chúng ta không quản lý tốt thời gian củabản thân mình. Việc không quản lý tốt thời gian của bản thân có tác động ảnh hưởng rất nhiềuđến đời sống và việc làm của bản thân. Đối với đời sống, không quản lý tốt thời giancủa mình điều đó đồng nghĩa tương quan với việc tất cả chúng ta sống thiếu nghĩa vụ và trách nhiệm với bản thân. Khi tự bản thân ta đã đặt ra tiềm năng cho mình, trong thời gian hữu hạn, nhưng khônglên kế hoạch đơn cử và lại thực thi những việc ấy theo cảm tính thì ta thuận tiện bỏ sótviệc cần phải làm, không phân bổ việc làm hài hòa và hợp lý, làm cho mọi việc bị ngưng trệ, nhưvậy tiềm năng của ta không hề hoàn thành xong theo dự tính đượcCuộc sốngCuộc sống dạy cho tất cả chúng ta sử dụng Thời gian có íchCòn Thời gian dạy cho tất cả chúng ta giá trị của Cuộc sốngThời gian là một nguồn lực đặc biệt quan trọng, bạn không hề tàng trữ hay tiết kiệm ngân sách và chi phí thờigian để ngày mai mang ra dùng. Mỗi người đều có cùng một lượng thời gian giốngnhau trong ngày. Lãng phí thời gian sẽ không hề lấy lại được. Phần lớn mọi người đều cảm thấy có quá nhiều việc phải làm và không có đủthời gian. Họ đổ lỗi cho thiếu thời gian vì ít kinh tế tài chính, căng thẳng mệt mỏi, kém quan hệ xã hộivà thậm chí còn là không tập thể dục bảo vệ sức khỏe thể chất. Nếu quản lý thời gian một cách mưu trí bạn hoàn toàn có thể dành được thời gian làm nhữnggì mình muốn và làm những gì bạn cần làm. Bạn cần thời gian để đạt được những gì bạn muốn trong đời sống. Nếu bạnchờ đợi có thêm thời gian, bạn sẽ bị thua thiệt trong game show của đời sống. Cùng mộtPage | 8 quỹ thời gian đáng lẽ bản thân cũng hoàn toàn có thể làm được rất rất nhiều việc nhưng tính thụđộng, biếng nhác, không tự chủ bản thân, cứ để thời gian trôi đi, phí bỏ bao nhiêu cơhội, làm cho mình ngày càng thụt lùi trong khi xã hội thì ngày càng tăng trưởng, nónhanh đến mức khiến người ta thấy chóng mặt, quay quồng xếp những lịch trình kín cảngày để thao tác học tập, cố gắng nỗ lực đuổi theo nó để không bị tụt lại phía sau. Nhưng nólại rất khắc khe. Nó vô hiệu toàn bộ những ai không biết phấn đấu nỗ lực, không linhhoạt chớp lấy thời gian và thời cơ, sự tăng trưởng xã hội cũng giống như thời gian, nóchẳng chờ đón ai, không biết chớp lấy thì điều thiệt luôn thuộc về bản thân tất cả chúng ta. Nếu bạn sắp xếp thời gian đúng thời gian, bạn hoàn toàn có thể “ tạo ra ” thời gian bạn cần, vàkhông chỉ là chờ đón nó đến. Bằng việc lập kế hoạch sử dụng thời gian của bạn mộtcách khôn ngoan, bạn sẽ có nhiều thời gian để làm nhiều thứ hơn. Công việcNếu bạn bộn bề với việc làm suốt cả ngày mà việc làm chẳng đi đến đâu, chắc như đinh bạn đã quên mất tầm quan trọng của quản lý thời gian. Mọi việc làm cứ dồn dập bay đến với bạn từ mọi góc nhìn. Email, thư, cuộc gọi, fax, người mua, mái ấm gia đình, tiếp thị quảng cáo. Công việc, việc làm và rất nhiều việc làm. Mọi nơi. Thật khó để tập trung chuyên sâu thao tác, nhất là khi bạn phải đương đầu với hàngloạt việc làm cùng lúc và những tác động ảnh hưởng từ mọi người xung quanh. Sự phân tâm cóthể tiêu tốn của tất cả chúng ta đến hai giờ đồng hồ đeo tay mỗi ngày. Đó hoàn toàn có thể là những emailkhông tương quan đến việc làm, chuyện trò với đồng nghiệp hay dành thời gian chothú vui cá thể. Nếu nó chỉ dừng một phút thôi, bạn cũng hoàn toàn có thể xả hơi và nắm bắtđược việc làm thuận tiện. Nhưng trong thực tiễn thì việc làm có ngừng khi nào đâu. Nó khôngbao giờ phẳng lặngKhi xã hội thời nay khiến con người ngày càng bận rộn nếu tất cả chúng ta khôngsắp xếp được thời gian cho việc làm và mái ấm gia đình thì sẽ có rất nhiều yếu tố phát sinh. Công việc quá nhiều nhiều lúc khiến tất cả chúng ta chẳng có thời gian để chăm nom gia đìnhcủa mình. Việc cơ quan, công tác làm việc, thư từ, bè bạn, vui chơi, tiệc tùng, tiếp xúc, ngườithân, nội ngoại, bà con xa bà con gần, chăm nom mái ấm gia đình, con cháu, chuyện vợ chồng, việc nhà, … Khối khối việc làm trong 24 giờ, nếu không có kế hoạch, không biết sắpxếp, phân phối thời gian hài hòa và hợp lý liệu tất cả chúng ta có tự do được không ? Nếu làm việcqua loa, việc làm không tốt thì điều kiện kèm theo kinh tế tài chính mái ấm gia đình và nhiều thứ khác bị ảnhhưởng, tất cả chúng ta có vui không khi về nhà với hiệu quả việc làm không tốt ? Nếu dànhthời gian cho việc làm, đi sớm về muốn, việc làm thành công xuất sắc, ngày càng thăng tiếnthì việc làm lại càng nhiều, thì thời gian đâu để cùng tham gia những bữa ăn mái ấm gia đình, cùng chăm nom đi dạo với con cái, thiếu sự chăm sóc của cha mẹ trẻ thuận tiện trở nênPage | 9 hư hỏng. Không dành thời gian chăm nom mái ấm gia đình thì tác dụng thường thấy đó là sự đổvỡ, mái ấm gia đình không ấm cúng, như thế thì niềm tin đâu để làm tốt việc làm. Page | 10B. THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦASINH VIÊNⅠ. TÌNH HÌNH QUẢN TRỊ THỜI GIAN CỦA SINH VIÊNBài khảo sát về những yếu tố ảnh hưởng tác động đến việc quản trị thời gianĐây là tác dụng mà nhóm chúng tôi thu đượcPage | 11T rong bài khảo sát số lượng 60 sinh viên về những yếu tố tác động ảnh hưởng đến việcquản trị thời gian của sinh viên do chúng tôi triển khai : Đây là hiệu quả mà nhóm chúngtôi thu đượcĐa số những bạn sinh viên đều nhận thấy sự quan trọng của quản trị thời gianTrong số những bạn thấy được sự quan trọng của quản trị thời gian thì có 70 % lênkế hoạch trước những việc làm cần làm. Thực trạng tiếp tục bị trì hoãn, quá tải, gián đoạn việc làm với sinh viêncó – không lên kế hoạch trước những việc cần làmThực trạng nhiều lúc bị trì hoãn, quá tải, gián đoạn việc làm với sinh viêncó – không lên kế hoạch trước những việc cần làmPage | 12T heo khảo sát số sinh viên đạt điểm tích góp > 2.5 ( mức khá ) và > 3.2 ( mức giỏi ) với những sinh viên có và không lập kế hoạch trước những việc làm cần làm. Có thể nhận thấy từ biểu đồ sự chênh lệch khá lớn giữa những sinh viên lập kếhoạch và sinh viên không lập kế hoạch. Ⅱ. Nguyên nhânCó một thực tiễn rằng những nguyên do hầu hết dẫn đến việc quản trị thời giankhông hiệu suất cao của sinh viên gồm có việc chưa lên kế hoạch trước những việc cần làm, những cuộc gặp gỡ không thiết yếu, sử dụng điện thoại thông minh / internet, tính trì hoãn trong côngviệc. Trong đó sử dụng điện thoại thông minh / internet chiếm tỷ suất cao nhất 44 %. 1. Chưa lên kế hoạchKhông lập kế hoạch thao tác tức là không xác lập được tiềm năng đúng đắn vàthứ tự ưu tiên rõ ràng những việc làm mình cần làm là một trong nhữngnguyên nhân thông dụng nhất mà nhiều người mắc phải trong việc quản lý thờigian của mình, đặc biệt quan trọng là những bạn sinh viên. Hầu hết mọi người thường mangsuy nghĩ làm tới đâu tính tới đó nên sẽ không có tiềm năng nhất định để lập kếhoạch thao tác cho bản thân dẫn đến bỏ sót những việc làm quan trọng dokhông phải ai cũng có trí nhớ tốt. Sự loay hoay khi thao tác hay thao tác mà không biết tiếp theo phải làm gìkhiến thời gian trôi đi một cách vô ích và nhàm chán dẫn đến tác động ảnh hưởng kếtquả và những việc làm khác. Rất đơn thuần để đưa ra một list việc làm cần làm, nhưng điều quantrọng hơn đó là phải làm việc làm nào thứ nhất ? Liệt kê mức độ quan trọngcủa từng việc làm theo thứ tự ưu tiên là vô cùng quan trọng khi lập kế hoạchlàm việc. Khi không có thứ tự ưu tiên trước sau, mọi người thường làm việctheo cảm hứng, dẫn đến ngưng trệ những việc làm quan trọng, ảnh hưởng tác động đến những kếhoạch khác khi có quá nhiều việc linh tinh xen lẫn không có thứ tự. Lặp kếhoạch là việc làm thiết yếu nhưng phải triển khai kế hoạch đã đề ra, nhưng khánhiều người không làm, mà chỉ nghĩ nhiều. Điều này cũng không tốt, phươngchâm của quản trị thời gian là : Nghĩ đơn thuần và thao tác hiệu suất cao. Khi chúngta đã tâm lý và lập ra một list việc làm cần làm, hãy bắt tay thực hiệnngay và cứ theo list đó mà làm. Chỉ có làm nhiều để hình thành thóiquen bám sát kế hoạch đề ra để triển khai việc làm mới giúp việc quản trị thờigian đạt hiệu suất cao cao hơn. Page | 132. Các cuộc gặp gỡ không cần thiếtMối quan hệ với mọi người là điều không hề thiếu trong đời sống thườngnhật, nhưng cũng không phải vì thế là tất cả chúng ta nhận lời mời của tổng thể mọingười, hay bất kỳ ai. Vì nhiều lúc cuộc gặp gỡ là không thiết yếu hoặc ngườikhách đó làm ảnh hưởng tác động đến việc làm của mình thì đó lại là yếu tố. Đôi khi chỉ có một nhóm bạn cùng lớp nhưng tất cả chúng ta lại đi chơi, bia rượusuốt tuần, hôm nhà người này, mai nhà người kia, tiệc này, tiệc khác, tiêu tốnbiết bao nhiêu thời gian nhưng thu lại không thu được điều gì có ích hay cáccuộc vui tươi đó làm tất cả chúng ta mất hẳn thời gian cho việc làm và mái ấm gia đình, ảnhhưởng nghiêm trọng đến sức khỏe thể chất, không triển khai xong tốt việc làm, ảnh hưởngđến mái ấm gia đình … Cái gì nhiều quá cũng không tốt, phải biết sử dụng đúng mức vàdừng đúng lúc. Không ai không có bạn hữu và những cuộc vui nhưng nếu không biết cách dừnglại, tất cả chúng ta không chỉ tốn thời gian, tiền tài, tốn cả sức khỏe thể chất mà lại không cảithiện được gì. Chúng ta hoàn toàn có thể gặp gỡ đi dạo khi thiết yếu, khi rảnh rỗi, và cóthể thao tác hiệu suất cao hơn, hoàn toàn có thể thư giãn giải trí nhiều hơn nếu biết sắp xếp hợp lýthời gian biểu của mình Khách không mời cũng là nguyên do gây tiêu tốnthời gian, đôi lúc một người bạn cũ, một người thân trong gia đình hay một ai đó quen biết bấtngờ ghé thăm, việc tiếp đón họ là điều không hề thiếu. Nhưng tất cả chúng ta phảibiết cách phân chia thời gian và tùy thực trạng mà có cách xử lý tốt nhất, làm thế nào để người khách ra về trong sự niềm nở, hiếu khách của chủ nhà nhưngphần việc làm dở dang của tất cả chúng ta vẫn hoàn thành xong theo đúng kế hoạch, đó làđiều rất đáng lưu tâm. 3. Điện thoại / internetĐang thao tác, học tập, hoạt động và sinh hoạt lại có cuộc gọi từ bè bạn, người thân trong gia đình, nếu chỉnói trong ít phút thì không có gì để nói, thực trạng “ buôn chuyện ” mới là điềuđáng chăm sóc. Nó lấy đi của tất cả chúng ta từ mười mấy phút đến vài giờ đồng hồ đeo tay, thu về những thứ phần nhiều là vô bổ còn việc làm thì bị gián đoạn, trễ hẹn. Khi thời đại công nghệ thông tin tăng trưởng thì điện thoại thông minh càng nhiều chức nănghơn, nhiều những ứng dụng, những game show, hay những tiện ích giải … rấtnhiều bạn sinh viên suốt ngày cầm chiếc điện thoại thông minh trong tay, gửi tin nhắn, “ támchuyện ”, chơi game, lướt web, … bỏ khá nhiều thời gian vào chiếc điện thoạimà không tâm lý rằng mình đang bỏ rơi việc làm ở phía sau chính vì thếInternet cũng là một tác nhân góp thêm phần làm tất cả chúng ta mất tập trung chuyên sâu trong côngviệc học tập của những bạn sinh viên. Nó mang lại rất nhiều quyền lợi khi chúng tabiết cách sử dụng nó hài hòa và hợp lý. Đôi khi ngồi vào máy tính thao tác, tất cả chúng ta lạiđồng thời lướt web xem tin tức, tin hay rồi lại tin giật gân, bóng đá, mạng xãhội, … những thứ cuốn tất cả chúng ta ra khỏi tâm lý khởi đầu là mở máy thao tác, tất cả chúng ta thường nghĩ là chỉ xem qua nắm tin đôi chút rồi quay lại làm việcPage | 14 nhưng rất rất nhiều người không làm được thế. Đặc biệt trong giới trẻ, học sinhsinh viên … internet rất có sức ảnh hưởng tác động, “ mình vào forum này chút thôi rồilàm bài tiếp ”, hay “ chơi game vui chơi một chút ít cũng hay ”, nhưng 10 phút rồinửa giờ, “ thôi thêm chút nữa cũng được ”, “ đang hay ”, “ chút nữa … ” và cứ thếthời gian trôi qua, việc làm, bài vở vẫn còn nguyên, nhưng game thì tăng cấpđộ, mạng xã hội thì nhiều câu chuyện gẫu, chat chít, đến lúc quay lại làm việcthì lại có việc làm khác cần làm, kế hoạch lại không hoàn thành xong. 4. Tính trì hoãn khi làm việcCăn bệnh trì hoãn là một trong những yếu tố gây mất thời gian nhất. Nhữngkiểu tâm lý “ tôi sẽ thao tác đó vào ngày mai ” đã ăn sâu vào tâm lý rấtnhiều người, nó làm cho bản thân tất cả chúng ta trở nên chủ quan, ỷ lại, điều đó lặpđi lặp lại nhiều lần, vô tình biến tất cả chúng ta trở thành những con người chậmchạp, ì ạch, luôn trễ trong mọi hoạt động giải trí, đặc biệt quan trọng là trong việc làm. Khi gặp một việc làm không ưa thích, hay việc làm đó quá khó hoặc quá dễ, hoặc tính khẩn cấp việc làm không quá cao … tất cả chúng ta thường có lối nghĩ đợiđến lúc khác hay đợi đến ngày mai khi có cảm hứng thì sẽ khởi đầu việc làm. Vấn đề ở đây là tất cả chúng ta trì hoãn hành vi trong khi đó lại thụ động chờ đợimột trạng thái xúc cảm không hề Dự kiến được vào ngày mai. “ Chắc gì tâmtrạng ngày mai đã tốt hơn ngày hôm nay ? Biết đâu ngày mai có việc làm độtxuất ? ” Chính sự trì hoãn nhiều lần đã làm tất cả chúng ta trở thành người thiếu tráchnhiệm với bản thân, tất cả chúng ta đã phung phí đi những khoảng chừng thời gian mà đángra hoàn toàn có thể làm những việc có ý nghĩa và thay vào đó là những tâm lý ỷ lại, phómặc, để ngày mai lo … để làm những việc làm vô bổ, hoặc những công việckhông đúng nơi, đúng lúc. Trong đời sống, tất cả chúng ta trì hoãn rất nhiều côngviệc, từ những việc li ti đến quan trọng nhất. Ngay cả những việc dườngnhư rất thường nhật nhưng tất cả chúng ta lại không làm ngay, và trì hoãn, rồi cuốicùng là không làm hoặc làm đối phó. Sự trì hoãn là một trong những nguyên do gây ra tính thụ động, thiếu quyếtđoán và từ đó, trở thành một yếu tố cốt lõi khiến tất cả chúng ta không quản lý đượchoặc quản lý thời gian không hiệu suất cao. Hiểu theo một cách khác, sự trì hoãnlàm lê dài thời gian triển khai một việc làm, từ đó làm giảm năng lực phảnxạ nhạy bén trong mọi việc, khiến hiệu suất việc làm giảm. Chúng ta cứhẹn giờ qua giờ, ngày qua ngày, đến lúc việc làm chồng chất việc làm, chúngta sẽ choáng ngợp trước sự quá tải, rồi phải vô hiệu bớt những việc lặt nhặtnhưng không kém phần quan trọng hoặc phải xử lý quá nhiều việc trongmột khuôn thời gian rất ít, dẫn đến hiệu suất cao không cao, hiệu quả không được nhưmong đợi. Ví dụ so với một sinh viên : Đã không biết bao nhiêu lần định xắn tay vào dọndẹp cho phòng học hay phòng ngủ ngăn nắp nhưng rồi vẫn chưa thực hiệnđược. Lên kế hoạch là sáng chủ nhật sẽ dọn phòng, nhưng sáng thì bận đi họpPage | 15 nhóm, sáng thì phải làm bài tập luận bàn, sáng thì lại vướng vào học bài kiểmtra giữa kì … Vậy là căn phòng vẫn nguyên trạng từ tuần này sang tuần khác. Chờ khi bắt tay thực sự vào làm thì mọi thứ cũng đã rối tinh lên. Trì hoãn gây ra những thói quen xấu khác : sự lề mề, không hành vi ngay, sựthụ động. Bản thân người trong cuộc không nhận thức được mình đang lãng phíquá nhiều thời gian, họ luôn tìm ra nhiều nguyên do để ngụy biện cho sự trìhoãn của mình, cứ như thế họ tự làm mất đi năng lực vốn có, mất đi những cơhội “ quý báu ” chỉ đến trong nháy mắt. Trì hoãn đa phần là do sự chủ quan củacá nhân, bạn sẽ không biết được những việc, những yếu tố nào có đột xuất xảy khiếnbạn không kịp xử lý. Yếu tố sức khỏe thể chất là một trong những yếu tố đột xuất hayxảy ra ảnh hưởng tác động khá nhiều tới việc làm của bạn, sức khỏe thể chất kém sẽ làm chochúng ta lười thao tác, cảm xúc căng thẳng mệt mỏi, đau nhức, cảm sốt làm chúng takhông tập trung chuyên sâu vào việc làm, dẫn đến chậm kế hoạch thao tác nhưng sứckhỏe kém là điều không ai muốn. Đôi khi nó đến giật mình do nhịp sống quay quồng, stress, thời tiết, … Do đó nếu rơi vào thực trạng sức khỏe thể chất không tốt thì nên linhhoạt đổi khác kế hoạch để bảo vệ sức khỏe thể chất và đồng thời vẫn đạt hiệu quảhoàn thành kế hoạch. 5. Các nguyên do khácNhóm chúng tôi tìm thêm được nguyên do sau đây : Góc học tập, thao tác, hoạt động và sinh hoạt không ngăn nắp đây cũng là 1 nguyên do dẫn đến thực trạng quản lý thờigian không hiệu suất cao của sinh viên. Trong bài khảo sát do chúng tôi triển khai : toàn bộ những sinh viên tham gia khảosát đều không cho đây là nguyên do gây ra thực trạng quản lý thời gian không hiệuquả. Những vật làm bừa bộn văn phòng, chỗ học tập tích tụ rất nhanh. Trong vănphòng, không hề gật đầu hoặc biện minh gì cho thực trạng bừa bộn. Có quánhiều loại tập chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng rất ít khi đượcđọc tới, ngăn kéo ngăn bàn học tập thao tác thì chứa một lượng đáng kể nhữngthứ không thiết yếu như tổng hợp của sách vở, đồ ăn vặt hay bất kể vật dụng nàokhông tương quan đến việc làm thì chúng dễ làm bạn sao nhãng và mất thời gianđể tìm kiếm những sách vở và vật dụng thiết yếu vào đúng thời gian quan trọng. Hoặc khi nhìn vào bàn thao tác lại thấy một khối bộn bề, linh tinh, giấy báo, hồ sơ, lại có loạt thư tín cần vấn đáp, thêm vào hồ sơ tồn dư của ngày hômtrước … khiến cho bạn mất tự do và hứng thú để thao tác do vận tốc làmviệc chậm lại và mất nhiều thời gian cho những việc không thiết yếu, sẽ thật sựmệt mỏi và uể oải khi phải ngồi vào giữa khối bộn bề đó, có chắc tất cả chúng ta giữđược ý thức học tập làm việc tốt hay không ? Page | 16M ột nơi học tập thao tác ngăn nắp thật sạch giữ một vai trò rất quan trọng, ảnhhưởng nhiều đến niềm tin thao tác của tất cả chúng ta. Bạn bè, thầy cô … sẽ nghĩ saokhi nhìn vào bàn thao tác của tất cả chúng ta, vì nguyên do này mà bị nhìn nhận không tốtthì thật không đáng. Ⅲ. Giải pháp khắc phụcNhóm chúng em cũng có yêu cầu 1 số ít giải pháp khắc phục dựa trên lý thuyếtvề quản trị thời gian và để những bạn sinh viên nhận thấy xem những giải pháp này có phùhợp với bản thân mình hay không ? Từ hiệu quả phiếu khảo sát cho thấy tỷ suất giữa cácgiải pháp như sau : 1. Lập kế hoạch làm việcLập kế hoạch thao tác là quy trình tất cả chúng ta sắp xếp thời gian thích hợp chotừng việc làm để đạt được tiềm năng trong khoảng chừng thời gian nhất định. Bằng thói quenphác thảo kế hoạch thao tác, tất cả chúng ta sẽ có rất nhiều thuận tiện trong việc quản lý thờigian của mìnhCác bước để lập kế hoạch thời gian : Nắm được mục tiêu của việc lập kế hoạch thao tác. Kế hoạch thao tác đượclập ra với nhiều nguyên do khác nhau. Xác định trước mục tiêu của việc lập kếhoạch giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn. Trong môi trường học tập, kế hoạch làmviệc hoàn toàn có thể giúp sinh viên lên thời gian biểu cho một dự án Bất Động Sản lớn. Nó cũng giúpgiáo viên chuẩn bị sẵn sàng trước tài liệu của khóa học trong kỳ học tới. Chia việc làm của bạn thành những phần hoặc những trách nhiệm nhỏ hơn. Việcnày giúp bạn nắm được tình hình diễn biến việc làm và việc sử dụng thời giancủa bạn. Sắp xếp những trách nhiệm khác nhau theo thứ tự : Một số việc cần được hoàn thànhkế tiếp nhau, bạn sẽ biết mình cần triển khai xong 1 số ít trách nhiệm nhất định trướckhi hoàn toàn có thể triển khai những trách nhiệm khác. Xác định thời gian phải triển khai xong mỗi trách nhiệm – tính theo giờ hoặc theongày. Thêm thông tin ngày khởi đầu và ngày kết thúc cho hàng loạt việc làm và chomỗi trách nhiệm đơn cử, bạn cũng hoàn toàn có thể thêm ngày sớm nhất cũng như ngàymuộn nhất hoàn toàn có thể mở màn và kết thúc, nhờ đó bạn hoàn toàn có thể nhìn thấy mình đượclinh động đến mức nào. Khi lập kế hoạch, hãy nhớ rằng một vài đồng nghiệp thao tác với bạn trongmột trách nhiệm hoàn toàn có thể cũng đang thao tác với những việc làm khác. Ngoài ra, hãy dành thời gian để bộ phận quản lý phê duyệt những quá trình khác nhau. Page | 17C uối cùng, hãy dự trù thời gian cho những trường hợp, những việc đột xuất, sự trìhoãn ngẫu nhiên, những kỳ nghỉ của nhân viên cấp dưới hay nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể bị ốm … Việc lập kế hoạch của bạn cần dựa vào cơ sở những tuần thao tác trong năm đểđạt được hiệu suất cao cao nhất. => > Lập một kế hoạch thao tác có nghĩa là bạn hoàn toàn có thể nhìn thấy rất rõ ràng kiểu quytrình bạn thực thi triển khai việc làm. 2. Làm việc có tổ chức triển khai và quản lý góc thao tác, học tậpNếu tất cả chúng ta để chỗ thao tác bừa bộn thì sẽ rất tiêu tốn lãng phí thời gian để nhớ vàtìm kiếm vật phẩm ở chỗ nào. Việc sắp xếp bàn học tập một cách ngăn nắp, ngăn nắp, cókhoa học là điều rất là thiết yếu.  Bỏ những thứ không tương quan đến việc làm gần đây của bạn ra khỏi bàn. Việcnày sẽ giúp bạn tập trung chuyên sâu chú ý quan tâm vào những yếu tố thực sự trong việc làm. Đặtnhững thứ bạn liên tục cần ở gần chỗ bạn ngồi, trong tầm với để bạnkhông phải tiếp tục đứng dậy trong khi đang thao tác.  Nếu bạn có khay đựng công văn sách vở đến và khay đựng công văn sách vở đi, hãy sử dụng chúng. Thỉnh thoảng lại soạn lại khay đựng sách vở đến và bỏ đinhững hoặc phân loại những sách vở mà bạn để ở khay này.  Dành thời gian để quét dọn thiên nhiên và môi trường thao tác của bạn – bút, giấy, tẩy, bút chì, kẹp ghim, … cất đi những thứ mà bạn không liên tục sử dụng  Lưu trữ những tài liệu cũ, dán nhãn cho những tài liệu cũ hoặc đóng hộp và ghirõ nội dung, ngày tháng của chúng.  Hãy chắc như đinh là những thiết bị máy tính của bạn sắp xếp sao cho bạn có thểlàm việc hiệu suất cao, bảo đảm an toàn và thuận tiện. Màn hình máy tính phải có tầm caochuẩn – cách mắt bạn tối thiểu là 63 cm và phần cao nhất của màn hình hiển thị ở dướitầm mắt bạn.  Mở rộng góc thao tác Bàn thao tác không phải là phần duy nhất của khônggian thao tác, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể lan rộng ra góc thao tác về khoảng trống thẳng phíatrên bàn. Những kệ sách, giá đỡ là những gì bạn cần để tạo nên một góc làmviệc vừa đủ tư liệu lao động mà không khiến chiếc bàn trở nên eo hẹp.  Những ngăn bàn, hộc tủ chắc như đinh là nơi bạn hoàn toàn có thể cất những thứ không thựcsự quan trọng cho việc làm. Tuy nhiên, hãy luôn nhớ rằng bạn sẽ cần tìm lạiđồ đạc vào một lúc nào đó, thế cho nên, ngay cả khi cất những thứ không cần thiếtđi, hãy cất chúng một cách ngăn nắp, ngăn nắp để hoàn toàn có thể tìm lại khi cần.  Dọn sạch bàn, lau sạch bụi và chỉ để lại những thứ thiết yếu tương quan đến côngviệc => > Sắp xếp nơi thao tác khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồsơ, tài liệu thiết yếu khi cần. Một nơi thao tác lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quantrọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó cònlàm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó. Vì vậy hãy sắp xếpPage | 18 ngăn nắp và khoa học cho nơi thao tác khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian đểkhông phải tiêu tốn lãng phí thời gian cho những việc làm vô bổ. 3. Tính kỉ luật so với bản thânKhái niệmKỉ luật bản thân là hành vi dựa vào lý trí thay vì cảm hứng nhất thời của bạn. Nó là việc vượt qua lòng ham thích và và nỗi sợ trong hiện tại vì mục tiêu ý nghĩahơn cho đời sống. Đặc điểmPhải hiểu chính mình trướcTự kỷ luật nghĩa là hành xử theo điều mà bạn thấy là tốt nhất, bất kể cảm xúccủa bạn trong hiện tại ra làm sao. Chính do đó đặc thù tiên phong của sự tự kỷ luật là phảitự phân biệt. Bạn cần quyết định hành động xem hành vi nào sẽ là tốt nhất cho tiềm năng và giátrị của bạn. Quá trình này cần xem xét bên trong bản thân bạn, để hiệu suất cao nhất thìbạn nên viết nó ra. Khuyên bạn nên dành thời gian viết ra tiềm năng, mơ ước và tham vọng củamình. Tốt hơn nữa thì hãy viết ra mong ước lớn nhất đời mình. Việc viết ra như vậygiúp bạn hiểu rõ hơn mình là ai, thứ mà mình mong ước và những giá trị với chínhmình. Nhận thức thế nào là thiếu kỉ luậtTự kỷ luật phụ thuộc vào vào việc nhận thức cả cái bạn đang làm và không đanglàm. Bởi lẽ, nếu bạn không nhận thức được hành vi của mình là thiếu kỷ luật thìlàm sao bạn hoàn toàn có thể hành vi khác đi được cơ chứ ? Khi bạn khởi đầu kiến thiết xây dựng tính tự kỷ luật, bạn sẽ nhận thức thấy mình đang làmnhững việc vô kỷ luật – ví dụ như cắn móng tay, bỏ tập thể dục, phá vỡ chính sách ănkiêng hoặc kiểm tra facebook và mail liên tục. Phát triển tính tự kỷ luật cần có thời gian, tuy nhiên chìa khóa ở đây là bạn phảinhận thức được hành vi thiếu kỷ luật của mình. Dần dần nhận thức này sẽ đến sớmhơn, nghĩa là thay vì thấy sự vô kỷ luật của mình trong khi đang làm những việc đó thìbạn sẽ nhận thức được điều đó trước khi bạn hành vi như vậy. Nó tạo thời cơ chobạn ra quyết định hành động hành vi đúng với tiềm năng và giá trị của mình. Tự đưa ra cam kếtPage | 19K hông chỉ là viết ra tiềm năng và giá trị của bản thân. Bạn cần phải có sự camkết bên trong chính bản thân so với những điều đó. Nếu không, khi chuông đồng hồreo lúc 5 h sáng thì bạn sẽ thấy chẳng hại gì nếu bấm nút tắt và tự nhủ “ thêm 5-10 phútnữa thôi ”. Hoặc khi nhiệt huyết và ý thức bắt đầu đã đi xuống, bạn sẽ thấy rất khókhăn để triển khai xong đến cuối kế hoạch của mình. Nếu bạn đang giằng co với sự cam kết, hãy quả quyết rằng bạn cần theo đuổinhững gì mình đã nói là sẽ làm – gồm có lúc bạn nói như thế và cách mà bạn đã camkết. Can đảm để đổi lấy những gì tốt đẹp hơnKhông hề sai khi nói tự kỷ luật là một việc cực kỳ khó. Cảm xúc, sự thèmmuốn và si mê là một lực cản rất lớn. Chính vì thế sự tự kỷ luật nhờ vào rất nhiềuvào sự can đảm và mạnh mẽ. Đừng vờ vịt việc gì đó là thuận tiện so với bạn trong khi trong thực tiễn nó rất khó khănvà gian nan. Thay vào đó, hãy tìm kiếm lòng can đảm và mạnh mẽ để đương đầu với không dễ chịu và mệtmỏi. Hãy bồi đắp dần bởi những thắng lợi bản thân li ti, sự tự tin của bạn sẽlớn mạnh hơn và lòng can đảm và mạnh mẽ để có được tính tự kỷ luật sẽ đến thuận tiện hơn. Lợi ích của kỷ luật so với bản thân – Giúp tất cả chúng ta hoàn thành xong những việc phải triển khai xong kể cả khi khôngthích – Không có kỷ luật đời sống của tất cả chúng ta sẽ trở nên chao đảo, thiếu tậptrung và sẽ không khi nào triển khai được những điều tất cả chúng ta đặt ra – Khi thực thi kỷ luật tự giác, tất cả chúng ta hoàn toàn có thể làm xong việc và vẫn cònrất nhiều thời gian. Đó là cách để quản lý thời gian một cách hiệu quảBạn phải luôn nghiêm khắc với chính mình : Bạn cần xác lập việc làm đó ảnhhưởng đến bạn thế nào. Khi bạn không làm đuợc điều đó thì sẽ có một hiệu quả khôngtốt. Hôm nay không làm được việc đó, bạn sẽ phải làm vào hôm sau, và nó sẽ chiếmmất thời gian biểu hôm sau, cứ thế từ từ bạn sẽ không đạt được tiềm năng đã đề rachỉ vì một ngày không hoàn thành công việcHãy đặt báo thức trong 50 phút, tắt hết những thiết bị như email, điện thoại thông minh, cáctrang mạng xã hội và tập trung chuyên sâu trọn vẹn vào những việc cần làm. Sau khi triển khai xong, bạn hoàn toàn có thể thư giãn giải trí ít phút, bạn sẽ cảm thấy hiệu suất cao và tự do hơn rất nhiều. Để sử dụng thời gian một cách khoa học bạn cũng phải tập cho mình tính kỹluật và những thói quen tiết kiệm chi phí thời gian. Hãy đặt ra cho bản thân những quy tắcriêng và làm theo những quy tắc đó. Có thể thời gian đầu bạn cảm thấy khó khăn vất vả, nảnPage | 20 chí nhưng hãy tập từ từ, bạn sẽ quen. Khi đó mọi thứ sẽ được theo ý và chắc như đinh bạnsẽ thấy rằng bạn có nhiều thời gian hơn cho đời sống cũng như việc làm, sẽ kết thúctình trạng ngày nào cũng hấp tấp vội vàng lo chạy đua với thời gian nhưng mọi thứ lại khôngđược như ý. 4. Biết nói “ không ” Là một kỹ năng và kiến thức được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống Obama, Bill Gates, … sử dụng thành công xuất sắc. Nhẹ nhàng nói “ không ” với những thứ không phảilà ưu tiên số 1 của bạn. Bạn chỉ có đúng chuẩn 24 h trong một ngày để làm nhữngđiều mà bạn cần làm, nếu bạn không học cách khước từ với những điều không quantrọng bạ sẽ ngập đầu với những dự án Bất Động Sản và việc làm mà không mang lại hiểu quả. Thayvào đó, bạn hãy tập trung chuyên sâu vào những dự án Bất Động Sản, tiềm năng quan trọng của bản thânbạn. Tâp trung thời gian vào những việc quan trong việc làm sẽ giúp bạn thành công xuất sắc. 5. Sử dụng công cụ quản lý thời gian – Ma trận Eisenhower. Tại sao giải pháp Ma trận Eisenhower lại có ích ? Hãy tưởng tượng một trường hợp đơn thuần : Nhóm trưởng nhu yếu bạn chuẩn bịmột bài thuyết trình quan trọng cho buổi bàn luận vào đầu tuần tới. Bạn chỉ có vài ngày để triển khai xong, khối lượng bài tập rất nhiều và bạn còn cókhông ít những đầu việc khẩn cấp của môn học khác cần phải làm. Trước tình thế như vậy, bạn lo ngại, mất tập trung chuyên sâu và mọi thứ khởi đầu đảo lộn. Những tác nhân gây căng thẳng mệt mỏi tương quan đến thời gian là vài trong số rất nhiềunguyên tự tạo ra áp lực đè nén trong việc học và đây được xem là hệ quả của việc : có quánhiều thứ phải làm trong khi thời gian rất hạn hẹp. Lúc này, việc vận dụng chiêu thức ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác địnhđược điều gì quan trọng nhất cần phải làm tiên phong và tối ưu hóa thời gian rất hiệuquả. Phương pháp của Eisenhower đặc biệt quan trọng có ích vì nó buộc tất cả chúng ta đặt ra câuhỏi liệu một hành vi có thật sự thiết yếu, từ đó từ từ tiến tới ” vô hiệu ” nhiệm vụđó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa. Nội dung chiêu thức Ma trận EisenhowerPage | 21V iệc quan trọng và việc khẩn cấpTheo Eisenhower, để hoàn toàn có thể sử dụng thời gian một cách hiệu suất cao với hiệu suấtlàm việc cao nhất thì tất cả chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quantrọng ( Important ) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp ( Urgent ). Việc quan trọngthường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng nhưđể giảm tải áp lực đè nén của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, tất cả chúng ta phải phân biệt rõ : Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành xong sẽ tạo ra kết quảgiúp tất cả chúng ta tiến gần hơn với tiềm năng đã đặt ra, bất kể đó là tiềm năng cá nhânhay trong việc làm. Cụ thể hơn, chúng góp phần trực tiếp vào những trách nhiệm, giátrị và tiềm năng mang đặc thù dài hạn. Các hoạt động giải trí khẩn cấp nhu yếu sự chú ý quan tâm ngay tức thì và thường gắn vớicó tương quan tới người khác ( tiềm năng của người khác ), ví dụ điển hình như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới …. Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì tất cả chúng ta sẽ vượt qua đượcthói quen mang đặc thù bản năng là tập trung chuyên sâu vào những việc làm không quantrọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều thiết yếu cho thành công xuất sắc trongtương lai. Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa những việc làm một lần thìkhá đơn thuần, nhưng để triển khai một cách liên tục có hiệu suất cao thì không phải dễdàng. Điều tuyệt với của giải pháp Eisenhower đó là nó phân phối một bộ khung rõràng cho những quyết định hành động mang đặc thù lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, chú ý quan tâm tối quan trọnglà tất cả chúng ta cần phải kiên trì vận dụng. Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quảPage | 226. Nguyên tắc SMARTĐể sử dụng nguyên tắc này, tiên phong bạn cần liệt kê list toàn bộ những việc làm cầnphải làm, chú ý quan tâm không bỏ sót những đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quantrọng. Bước thứ hai là xem xét và sắp xếp những việc làm vào một trong 4 mục nhưsau ( Xem hình vẽ ). 1 Khẩn cấp và quan trọng – Important and Urgent ( trách nhiệm cần phải làm ngay lậptức ). 2 Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent ( nhiệm vụđược lên kế hoạch để làm sau ). 3 Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important ( trách nhiệm sẽ đượcgiao phó cho người khác ). 4 Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent ( nhiệmvụ sẽ được vô hiệu ). P1 : Quan trọng, khẩn cấpP2 : Quan trọng, không khẩn cấpP3 : Không quan trọng, khẩn cấpP4 : Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó : * P. = Priority : Sự ưu tiênP1 – Quan trọng và khẩn cấpNhững việc làm thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường gồm có những loại sau : 1 Không đoán trước được thời gian xảy ra : Chăm sóc người thân trong gia đình bị ốm, cuộc họpkhẩn, email việc làm có tương quan đến việc học, … 2 Đoán trước được thời gian xảy ra : Ngày cưới, sinh nhật cha mẹ, lễ kỷ niệm củakhoa … 3 Các việc làm tồn dư do lười và thói quen chây ì : Lịch ôn thi, gửi báo cáo giải trình côngviệc, soạn nội dung thuyết trình …. Page | 23L oại 1 và 2 nhu yếu làm ngay lập tức, riêng loại 3 hoàn toàn có thể giảm thiểu áp lực đè nén bằngcách chuyển chúng vào mục P. 2. P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấpP2 không nhu yếu làm ngay ( không khẩn cấp ) nhưng bạn phải làm hết tấtcả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắnglàm nó lớn dần lên, ví dụ điển hình rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng và kiến thức mới tương quan đến việc làm … Nếu đang thao tác P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên triển khai xong P1 trước, sauđó sẽ xử lý nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau. P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấpĐặc trưng của những đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ýnghĩa cho việc triển khai xong tiềm năng của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳnghạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân trong gia đình lâu ngày khônggặp, tin nhắn từ bè bạn …. Cách tốt nhất là xử lý những việc làm này càng nhanh càng tốt, hoàn toàn có thể ủyquyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói ” không “, kết thúc cuộc gọi / tin nhắnlịch sự và phủ nhận thật khôn khéo để dành thời gian cho những việc quan trọng. P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấpDành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mangđến quyền lợi gì đáng kể cả, ví dụ điển hình lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tintức giật gân, buôn chuyện … Khi có dự tính thao tác gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận đượclợi ích gì ? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy nhất quyết chuyển sang việc khác để tránhlãng phí thời gian. Bốn mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận EisenhowerPage | 24G hi ra những việc cần làm Open trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏiđiều gì cần làm tiên phong. • Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụmới, hãy hoàn thành xong việc làm quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trậnEisenhower không nhu yếu bạn liệt kê, thay vào đó là xác lập việc làm nàođã triển khai xong. • Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả việc làm lẫn đời sống cá thể, tuynhiên, bạn hoàn toàn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày / tuần / tháng. • Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết địnhmức độ ưu tiên cho việc làm. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầulàm và cuối tùng là tận thưởng cảm xúc hài lòng vào cuối ngày. • Đã đến lúc bạn cần xác lập tiềm năng, và đây là điều nên làm để cuộc sống mìnhcảm thấy có ý nghĩa hơn. Mục tiêu là thứ bạn nhắm đến, cái bạn muốn đạtđược, cái lớn lao so với bạn. Nó không chỉ là những cái tiềm năng lớn như tìnhyêu và sự nghiệp mà còn là những thứ li ti ( tiềm năng chia nhỏ ) và xâuchuỗi quyết định hành động đến tiềm năng lớn của bạn. * Sử dụng nguyên tắc SMARTTheo nguyên tắc SMART tất cả chúng ta có : S – Specific ( Simple, Sensible, Significant ) : Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểuM – Measurable ( Meaningful, Motivating ) : Đo đếm đượcA – Achievable ( Attainable, Agreed ) : Có thể đạt được bằng chính năng lực củamìnhR – Realistic ( Relevant, Reasonable, Realistic and Resourced, Resultsbased ) : Thực tế, không viễn vôngT – Time-bound ( Timely, Time-based, Time limited, Time / cost limited, Timesensitive, Time-specific ) : Thời hạn để đạt được tiềm năng đã vạch raKhi tiềm năng SMART đã được xác lập, bước tiếp theo sẽ là ghi mục tiêuđó trên bất kể phương tiện đi lại nào mà tất cả chúng ta tiếp tục nhìn thấy hàng ngày : sổPage | 25

Source: https://ladyfirst.vn
Category: XU HƯỚNG THỜI TRANG